E-Mail-Versand mit estateSmart

Als Immobilienprofi machen Sie in der Regel umfassenden Gebrauch von den E-Mail-Funktionen in estateSmart. Sie verschicken Angebote, informieren Objekt-Eigentümer über den Vermittlungsstatus oder vereinbaren Besichtigungstermine mit Ihren Kunden.

Unsere Anwendung estateSmart bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten zum Versenden elektronischer Post. In der Regel nutzen Sie den E-Mail-Versand während des Angebots-Vorgangs, den Sie aus Objekte oder Kontakte heraus starten. Sollten Sie eine Standard-Vorlage für den Angebotsversand festgelegt haben, sind die Felder „Betreff“ und „Nachricht“ der E-Mail bereits gefüllt.

Voraussetzungen für den E-Mail-Versand

Generell müssen Sie vor Verwendung der E-Mail-Funktion mindestens ein entsprechendes E-Mail-Konto einrichten. Wie Sie hierbei vorgehen, lesen Sie in diesem Artikel.

Darüber hinaus können Sie in Ihren Angeboten auch die Funktion „Gesichertes Exposé“ verwenden. Hiermit stellen Sie Ihren Kunden das Objekt-Exposé erst nach erfolgter Akzeptanz der Widerrufsbelehrung zur Verfügung. Auch hierzu finden Sie alle wichtigen Informationen in einem separaten Praxistipp.

Um Ihre E-Mails professionell zu gestalten sollten Sie außerdem grundsätzlich Signaturen mit Ihren Kontaktdaten nutzen. Wie Sie dabei am besten vorgehen haben wir hier für Sie zusammengefasst.

E-Mails schreiben und versenden

Die meisten Felder der Erstellungsmaske für E-Mail sind selbsterklärend bzw. als Standard für E-Mail-Anwendungen geläufig. Falls Sie mit weiteren Kollegen im Team arbeiten und daher mehrere E-Mail-Adressen eingerichtet haben, sollten Sie im Feld „Von“ zunächst die gewünschte Absender-Adresse auswählen.

Beachten Sie außerdem, dass sich die Felder Kontakt bei „AN“ und „CC“ auf Ihre hinterlegten Kontakte beziehen, während das Feld „E-Mail“ für nicht in estateSmart hinterlegte E-Mail-Adressen vorgesehen ist. Anders als in Ihrem regulären E-Mail-Client sehen die E-Mail-Empfänger in estateSmart nicht, wer sich außerdem auf der Empfänger-Liste befindet (eingebaute Blindcopy-Funktion).

Auf diese Weise können Sie eine E-Mail an bis zu 50 Kontakte gleichzeitig versenden.

Für die eigentliche Nachricht stehen Ihnen neben den üblichen Formatierungs-Optionen auch Serienbrieffelder, Signaturen und Vorlagen zur Verfügung. Auf diese speziellen Optionen gehen wir in einem Praxistipp zur Erstellung von E-Mail-Vorlagen näher ein.

Abschließend können Sie noch Anhänge, AGB und Exposés zu Ihrer E-Mail hinzufügen. Beachten Sie dabei, dass das gewünschte Exposé beim Objekt hinterlegt sein muss, um die Option „Gesichertes Exposé“ nutzen zu können. Klicken Sie zum Abschluss auf Senden oder speichern Sie die E-Mail als Entwurf, um Sie zu einem späteren Zeitpunkt den gewünschten Empfängern zukommen zu lassen.  

Neben der oben beschriebenen Möglichkeit, E-Mails über den Angebotsteil zu versenden, stehen Ihnen in estateSmart natürlich auch weitere Optionen für den elektronischen Postversand zur Verfügung, beispielsweise unter E-Mails – Neue E-Mail in der Menüleiste oder die Option Neue E-Mail beim gewünschten Kontakt.

E-Mails an mehrere Kontakte verschicken

Wie oben bereits erwähnt können Sie eine E-Mail auch an bis zu 50 Kontakte gleichzeitig versenden. Wählen Sie hierzu unter Kontakte die gewünschten Kontakte per Haken aus und klicken Sie anschließend auf den Briefumschlag neben Alle anwählen in der Kopfzeile der Tabelle. Nun öffnet sich das oben beschriebene E-Mail-Modul. Die ausgewählten Kontakte sind bereits im Feld „An“ hinterlegt. Fahren Sie mit der Erstellung der E-Mail fort und verschicken Sie diese im Anschluss. Jeder Empfänger erhält nun seine individuelle Kopie dieser Nachricht, ohne die übrigen Kontakte sehen zu können.