So definieren und bearbeiten Sie E-Mail-Vorlagen

Bei den Vorlagen handelt es sich um vorgefertigte Dokumente, die Sie in estateSmart für verschiedene Einsatzzwecke nutzen können. Unterschieden werden Vorlagen für Briefe, E-Mails und Exposés. Einen ausführlichen Praxistipp zu Letzteren finden Sie hier. Die Vorlagen für E-Mails lassen sich ganz einfach direkt innerhalb von estateSmart bearbeiten. Führen Sie hierzu folgende Schritte durch:

Schritt 1:

Öffnen Sie die Einstellungen (Zahnrad-Symbol (1)) und klicken Sie auf den Eintrag „E-Mail-Vorlagen“ (2) in der Navigationsleiste. Sie finden hier bereits einige Standardvorlagen die Sie als Basis für eigene Vorlagen verwenden können. Wir empfehlen über das Plus-Symbol (3) eine Kopie zu erstellen und diese weiter anzupassen. Sie können aber auch über die Schaltfläche Neue Vorlage (4) oben rechts von Grund auf neu beginnen.

Schritt 2:

Öffnen Sie die Bearbeitung Ihrer kopierten oder neu erstellten Vorlage über das Stift-Symbol. Hier ändern Sie den automatisch vergebenen Namen (1), tragen optional eine Beschreibung ein (2), legen die Kategorie fest (3) und deaktivieren die Vorlage bei Bedarf (4). Der Standardwert für Ihre Vorlagen ist „Aktiv“. Setzen Sie den Haken, wenn Sie die Vorlage als Standard beim Angebotsversand  verwenden wollen.

Schritt 3:

Über einen Klick auf Vorlage bearbeiten oder direkt auf die Vorlage in Schritt 1 gelangen Sie in den Anpassungs-Modus und beginnen damit, Betreffzeile und Text zu bearbeiten. Der Editor bietet neben den üblichen Textformatierungsoptionen folgende Sonderfunktionen:

• Serienbrieffelder (1): In diesem Menü finden Sie vordefinierte Elemente, die grundsätzlich auf entsprechende Felder in estateSmart zurückgreifen. So fügen Sie beispielsweise mit [ABrAnrede] die Anrede für den entsprechenden Kontakt ein.
• Vorlagen (2): Über dieses Menü können Sie den Inhalt einer bereits existierenden Vorlage in die aktuell Bearbeitete übernehmen.
• Textbausteine (3): Hierüber wählen Sie verschiedene selbst angelegte Texte aus einer Liste aus und hinterlegen sie in Ihrer E-Mail. Bitte beachten Sie, dass Sie hier ausschließlich unformatierte Textelemente verwenden können. Das Einfügen von Bildern und Seriendruckfeldern ist hier nicht möglich.

Speichern Sie abschließend Ihre Bearbeitungen (4). Die Vorlage kann nun für alle E-Mails der entsprechenden Kategorie genutzt werden.