So aktivieren und verwenden Sie das gesicherte Exposé in estateSmart

Bei Verträgen, die unter das Fernabsatzgesetz fallen – also per Fax, E-Mail, Telefon, Internet oder über den Postweg zustande kommen – gilt das Widerrufsrecht. Für Maklerverträge, die außerhalb von Geschäftsräumen oder als Fernabsatzverträge geschlossen werden, gilt folgendes:

• Kunden können einen Vertrag mit dem Makler innerhalb von 14 Tagen widerrufen
• Der Makler ist zu einer entsprechenden Widerrufsbelehrung verpflichtet
• Die Belehrung muss in Textform übermittelt werden

Aus diesem Grund wurden mit der integrierten Widerrufsbelehrung und dem gesicherten Exposé geeignete Maßnahmen ergriffen, um den Makler bei seiner täglichen Arbeit zu unterstützen und so weit wie möglich abzusichern.

Gesichertes Exposé

Bei der Angebotserstellung haben Sie die Möglichkeit, Ihren Kunden ein passwortgeschütztes Exposé zukommen zu lassen. Erst wenn der Kunde auf einer von der Immowelt AG bereitgestellten Webseite die Widerrufsbelehrung gelesen und den vorzeitigen Vertragsbeginn akzeptiert hat, erhält er auf derselben Seite das Passwort zum Öffnen des Exposés. Folgendes Diagramm verdeutlicht den Ablauf:

Grundlegende Konfiguration

Um das gesicherte Exposé nutzen zu können, müssen Sie zunächst einmalig eine  Basiskonfiguration vornehmen. Folgende Schritte sind hierzu notwendig:

Schritt 1: Aktivierung der Funktion

Wechseln Sie zunächst über das Zahnrad-Symbol in die Einstellungen. Hier finden Sie in der Navigationsleiste links den Punkt Gesichertes Exposé. Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln.

Der hier hinterlegte Text zur Widerrufsbelehrung wird im weiteren Verlauf auch auf der zugehörigen Webseite erscheinen. Tragen Sie an den mit Platzhaltern versehenen Stellen Ihre Unternehmensdaten ein. 

Darüber hinaus müssen Sie die Textfelder zur Bestätigung des vorzeitigen Beginns und zum Impressum mit den entsprechenden Daten befüllen. Denken Sie bei Letzterem daran, in jedem Fall auch die zuständige Aufsichtsbehörde anzugeben, um das Impressum rechtssicher zu gestalten.

Schritt 2: WRB-Link in Vorlagen

Da Ihr Kunde ein passwortgeschütztes Exposé erhält, müssen Sie ihn auf die Webseite verweisen, die das zugehörige Passwort anzeigt. Das entsprechende Seriendruckfeld [WRBLink] ist bereits in einigen Ihrer E-Mail-Vorlagen für den Angebotsversand hinterlegt. Ansonsten wechseln Sie über das Stift-Symbol in den Bearbeitungsmodus der gewünschten Vorlage. Hier finden Sie eine Schaltfläche zum Einfügen von Serienbrieffeldern. Klicken Sie diese an und wählen Sie unter Anschreiben das Feld Link für Widerrufsbelehrung (gesichertes Exposé).

Der so eingefügte Verweis führt den Interessenten auf die Internetseite zur Widerrufsbelehrung. Sie sollten noch einen erklärenden Hinweistext vor diesen Link setzen, der den Kunden insbesondere darüber informiert, dass er hierüber an das Passwort für das gesicherte Exposé gelangt.

Angebotserstellung

Die folgenden Schritte beschreiben den Ablauf des Angebotsvorgangs und die hierbei möglichen Optionen.

Schritt 1: Aktivieren und Deaktivieren

In der Maske Anschreiben und AGB innerhalb der Angebotserstellung haben Sie die Möglichkeit, die Option Gesichertes Exposé gezielt an- oder abzuschalten. Setzen bzw. entfernen Sie dazu den Haken bei Gesichertes Exposé oberhalb der Objektliste.

Schritt 2: E-Mail-Versand

Mit Abschluss des Angebotsvorgangs wird wie gewohnt eine E-Mail an den Kunden generiert. Das an diese E-Mail angehängte Exposé ist nun allerdings verschlüsselt und erfordert die Eingabe eines Kennworts. Darüber hinaus ist - eine entsprechende Vorlage vorausgesetzt - zusätzlich ein Link vorhanden, welcher auf eine Webseite mit der Widerrufsbelehrung verweist. Hier erhält der Kunde nach erfolgter Bestätigung das Passwort zum Öffnen des gesicherten Exposés.

Schritt 3: Einverständniserklärung und Passwortanzeige

Über den Link in der Angebots-E-Mail wird der Kunde zu einer Webseite geleitet, auf der er über sein Widerrufsrecht informiert wird. Diese Seite ist außerdem mit zwei Checkboxen ausgestattet, die Ihr Kunde beide aktivieren muss, um den Erhalt der Widerrufsbelehrung zu bestätigen und den vorzeitigen Beginn des Vertrages zu akzeptieren. Nimmt er diese Möglichkeit wahr, so wird anschließend das Passwort eingeblendet, welches er zum Öffnen der Exposés benötigt. Auch der Betreuer wird auf Wunsch über das Akzeptieren des vorzeitigen Beginns seitens des Kunden informiert, wenn Sie in den Einstellungen unter Gesichertes Exposé die Option E-Mail Bestätigung aktiviert haben.

Sobald eine Widerrufsbelehrung akzeptiert wurde, werden Sie darüber automatisch per E-Mail informiert. Außerdem wird ebenso automatisch eine zugehörige Aktivität erzeugt.