Wie kann ich den Zugriff auf einen Datensatz einschränken?

In manchen Fällen (beispielsweise im Zuge der Einführung der europäischen DSGVO) muss der Zugriff auf bestimmte Daten bzw. Datensätze wie Adressen oder Objekte eingeschränkt bzw. gesperrt werden. Zu diesem Zweck können Sie in estateOffice bzw. estatePro Benutzergruppen mit eingeschränkten Rechten definieren. Einzelne Datensätze können dieser Benutzergruppe zugeordnet werden und sind in Folge nur noch für einen eingeschränkten Kreis von Benutzern (beispielsweise Supervisor) sicht- bzw. änderbar.

So gehen Sie vor:

1. Erstellen Sie unter System – Verwaltung – Gruppen eine neue Gruppe (beispielsweise DSGVO) und speichern Sie diese.
2. Wechseln Sie anschließend links auf die Gruppe, für die der Zugriff beschränkt werden soll und hier auf Datenrechte. Navigieren Sie hier zu Adressen - Auf Daten von Benutzergruppen. Hier deaktivieren Sie alle Checkboxen in der Zeile „DSGVO“.
3. Überprüfen Sie unter System – Verwaltung - Benutzer, ob die gewünschten Benutzer Mitglieder der Gruppe sind, für die der Zugriff beschränkt werden soll und ob unter Supervisor „Nein“ eingestellt ist.

Hiermit sind die Einstellungen für die Rechte der Anzeige der Gruppe abgeschlossen. Nun müssen die zur Sperrung vorgesehenen Adressen noch der neu erstellten Gruppe DSGVO zugeordnet werden:

Variante A: Einzelne Adressen sperren

Öffnen Sie die gewünschte Adresse und wechseln Sie in die Adressbearbeitung. Durch Klicken auf das Stift-Symbol können Sie bei Betreuer die Gruppe „DSGVO“ auswählen.

Variante B: Mehrere Adressen sperren

1. Starten Sie im Programmteil Adressen eine Detailsuche unter Einbeziehung der gewünschten Kriterien.
2. Markieren Sie die Ergebnisliste mittels Strg+A und kopieren Sie sie mit Strg+C in die Zwischenablage.
3. Öffnen Sie den Datenmanager im Programmteil Tools und fügen Sie die kopierten Adressen im unteren Teil des Fensters über Strg+V wieder ein.
4. Wählen Sie nun bei „Feld“ den Eintrag Gruppe (unter Betreuerinfos – Person), legen Sie als „Aktion“ Feldinhalte ersetzen und unter „Gruppe“ DSGVO fest.
5. Klicken Sie anschließend auf Aktion hinzufügen und dann auf Starten in der Symbolleiste. Die Gruppe wird nun bei allen gewählten Adressen durch den neuen Wert „DSGVO“ ersetzt.