Angebotsnachbearbeitung: Maximaler Nutzen bei minimalem Aufwand

Die Aufgaben eines Immobilienprofis sind vielfältig: Neben Verkaufsgesprächen und Objekt-Akquise verbringen Sie viel Zeit mit der Nachbearbeitung Ihrer Angebote und dem telefonischen Nachhaken bei diversen Interessenten. Auch die Präsentation Ihrer Vermittlungstätigkeit gegenüber Ihren Auftraggebern nimmt einige Zeit in Anspruch. All diese Aufgaben lassen sich mit der in estateOffice bzw. estatePro enthaltenen Angebotsnachbearbeitung erheblich schneller und einfacher erledigen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei.

Wo finde ich die Angebotsnachbearbeitung?

Um zur Angebotsnachbearbeitung zu gelangen, rufen Sie im Programmteil Objekte bzw. Adressen den Eintrag Angebote nachbearbeiten in der Navigationsleiste auf. Alternativ wählen Sie den Kontextmenü-Befehl Sprung zu Angebote nachbearbeiten, den Sie in der Angebots-Übersicht der o. g. Programmteile aufrufen.

Welche Vorteile bringt mir die Angebotsnachbearbeitung?

Mit der Angebotsnachbearbeitung sind Sie in der Lage, häufig durchgeführte Aufgaben schneller und effektiver abzuarbeiten. Außerdem haben Sie einen besseren Überblick über das Feedback der Interessenten und können Ihrem Auftraggeber detaillierte Reportings zur Verfügung stellen.

Hier einige Beispiele:

Schnelle Bearbeitung und Feedback von Interessenten

Beim Kontakt mit Ihren Interessenten ist die Angebotsnachbearbeitung besonders hilfreich:  Haben Sie dem Interessenten z.B. mehrere Objekte angeboten, die dieser aus demselben Grund ablehnt, so markieren Sie diese Einträge und vergeben einen entsprechenden neuen Status. Dieser Status wird nun inklusive der erzeugten Aktivitäten bei allen markierten Angeboten übernommen.

Darüber hinaus können Sie über das Kontextmenü auch direkt zu der beim jeweiligen Angebot hinterlegten Aktivität oder Adresse bzw. zum Objekt springen. So haben Sie bei Rückfragen eines Interessenten zu einem bestimmten Angebot direkt alle nötigen Informationen zur Hand und können schnell entsprechendes Feedback geben.

Telefonisches Nachfassen leicht gemacht

Die nach dem Status geordneten Listen zur Objekt-Angebotsnachbearbeitung lassen sich auch als Grundlage verwenden, um die Interessenten schnell und einfach telefonisch zu erreichen. So kann es beispielsweise vorkommen, dass Sie zu einer Angebotsaktion noch eine größere Anzahl von Interessenten ohne Rückmeldung (Status: Offen) in der Angebotsnachbearbeitung haben. Öffnen Sie einfach das Kontextmenü bei der gewünschten Adresse und führen Sie den Befehl Telefonwahl aus. So haben Sie (entsprechende TAPI-Funktionalität Ihrer Telefonanlage vorausgesetzt) schnell und ohne viel Aufwand eine größere Anzahl Interessenten abtelefoniert, die jeweiligen Adressen mit einem neuen Status versehen und ebenso viele Aktivitäten erzeugt.

Statuslisten Ihrer Objekte

Wenn Sie sich einen Überblick über den Status aller Interessenten eines bestimmten Objekts verschaffen möchten, öffnen Sie dessen Angebotsnachbearbeitung. Die folgende Liste ordnen bzw. gruppieren Sie nach dem hinterlegten Status. So sehen Sie auf einen Blick, wie viele Interessenten das Objekt beispielsweise aufgrund des Preises, der Lage, etc. abgelehnt bzw. abgesagt haben und können entsprechende Maßnahmen ergreifen. Sollten Sie weitere Status-Einträge benötigen, können Sie diese im System erstellen. Eine Anleitung hierzu finden Sie am Ende dieses Artikels.

Tipp: Eine optisch ansprechendere Variante zum Befehl Listendruck im Kontextmenü erhalten Sie, wenn Sie die Liste unter Einbeziehung einer entsprechenden Vorlage im Programmteil Angebote oder über eine entsprechende Auswertung ausdrucken. Darüber hinaus stehen Ihnen auch der Tracking Report bzw. Online Tracking Report zur Präsentation Ihrer Vermittlungsbemühungen gegenüber Ihrem Auftraggeber zur Verfügung.

Neues Angebot bei Preisänderung

Mitunter kommt es vor dass ein Objekt, welches von Interessenten aufgrund des Preises abgelehnt wurde, kostengünstiger angeboten wird. Hierüber können Sie die betreffenden Interessenten mit wenigen Klicks informieren: Wechseln Sie beim betreffenden Objekt auf Interessenten suchen und aktivieren Sie hier den Radiobutton Import. Nun importieren Sie über den Link Nachweisdaten einlesen die Nachweisdaten des betreffenden Objekts. Wählen Sie bei Nachweisstatus die Option Abgesagt wegen Preis und klicken Sie auf Importieren. Mit den Adressen, die sich nun in der Auswahl befinden, setzen Sie die Generierung eines entsprechenden Informationsschreibens wie von der Angebotserstellung gewohnt fort.

Wie kann ich einen neuen Interessenten-Status anlegen?

Sie finden in estateOffice bzw. estatePro bereits eine Reihe von vordefinierten Status-Einträgen. Falls Ihnen diese für Ihren persönlichen Workflow nicht ausreichen, können Sie auch zusätzliche Einträge hinterlegen. Wechseln Sie hierzu über die Kachel System in die Einstellungen. Öffnen Sie dann über die Navigationsleiste auf den Eintrag Objekte – Listen und suchen Sie nach der Liste Status für Nachweisdaten. Hier können Sie weitere Status-Einträge hinterlegen. Speichern Sie im Anschluss Ihre Änderungen und öffnen Sie die Programmteile Adressen bzw. Objekte neu, um die aktualisierten Listen nutzen zu können.