So erstellen Sie Angebote in verschiedenen Sprachen

Mit estateOffice bzw. estatePro erstellen Sie im Handumdrehen fremdsprachige Angebote für Ihre Kunden. In unserem Praxistipp zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Anschreiben und Exposés beispielsweise auf Englisch oder Spanisch generieren lassen und so mit minimalem Aufwand eine stärkere Kundenbindung dank gezielter Kommunikation erreichen. Hierzu sind nur wenige Einstellungen im System erforderlich. Den Rest erledigt unsere Software automatisch für Sie.

Sprachen hinterlegen

Wenn Sie mehrere Sprachen in estateOffice oder estatePro verwenden möchten, sollten Sie zunächst unter System – Adressen – Allgemein die „Bezeichnung Standardsprache“ von „Standard“ auf „Deutsch“ ändern.

Um mit zusätzlichen Sprachen arbeiten zu können, müssen Sie diese im System hinterlegen. Wechseln Sie zu System – Adressen – Listen. Hier legen Sie unter Sprachen die gewünschten Sprachen an. Speichern Sie die geänderten Einstellungen.

Nun können Sie bei Ihren fremdsprachigen Adressen die jeweilige Sprache im Feld „Sprache (P)“ der Adressbearbeitung hinterlegen. Sollte dieses Feld noch nicht bei Ihren Adressen vorhanden sein, können Sie es im System über Feldanordnung Personen nachträglich hinzufügen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.

Fremdsprachige Vorlagen anlegen

Um Ihre Kunden zielgerichtet in deren Sprache kontaktieren zu können, müssen Sie Vorlagen für die verschiedenen Dokumenttypen in der jeweiligen Sprache hinterlegen. Hierzu zählen beispielsweise Anschreiben oder Exposés in Englisch und ggf. weiteren Sprachen.

Um die gewünschte Vorlage zu erstellen, legen Sie im Vorlagenmanager zunächst eine Kopie eines bereits existierenden Dokuments an. Tragen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung wie beispielsweise „Exposé *englisch*“ ein und wählen Sie dann die Sprache aus. Speichern Sie Ihre Änderungen und öffnen Sie anschließend das neue Dokument, in dem Sie die deutschen Texte und Feldbezeichnung durch das gewünschte Sprachpendant ersetzen. Wiederholen Sie diesen Vorgang bei allen benötigten Dokumentvorlagen.

Standard-Exposés zuordnen

Nachdem Sie entsprechende Vorlagen angelegt haben, sollten Sie die generierten Exposés bei den jeweiligen Objekten hinterlegen und dort in den Eigenschaften den Haken bei „Standardmäßig ausdrucken“ setzen. So stellen Sie sicher, dass die Dokumente beim Angebotsvorgang (s.u.) verfügbar sind. Außerdem sollten Sie für jede benötigte Sprache ein entsprechendes Anschreiben bei den Vorlagen hinterlegen.

Sprachen beim Angebotsvorgang überprüfen

Während des Angebotsvorgangs erfolgt die Auswahl der Dokumente in der jeweils richtigen Sprache automatisch für jede angeschriebene Adresse. Beim Schritt „Vorlagen“ prüfen Sie letztendlich, ob alle Exposés und Anschreiben in den benötigten Sprachvarianten vorliegen.

Texte für verschiedene Sprachen im Online-Contact-Manager hinterlegen

Eine weitere Möglichkeit zur Nutzung der verschiedenen Sprachen finden Sie im Online-Contact-Manager (OCM). Nähere Informationen zu diesem umfangreichen Feature finden Sie hier.

Die für den OCM notwendigen Einstellungen finden Sie bei den verschiedenen Bereichen unter System - Online-Contact-Manager. Dort werden Registerkarten für die jeweiligen Sprachen angezeigt, bei denen Sie die notwendigen Informationen hinterlegen können. Ihre Kunden leiten Sie beispielsweise bei einem Angebotsvorgang über einen Hyperlink auf die für jede Adresse individuell erzeugte Landingpage. In welcher Sprache die Informationen dort angezeigt werden, wird automatisch bei der Generierung der Seite in Abhängigkeit der Sprache der Adresse entschieden.