So nutzen Sie den Online Tracking Report

Mit der Version 6.1 von estateOffice bzw. estatePro haben Sie als Kunde mit aktivem Servicevertrag die Möglichkeit, Ihren Auftraggebern eine Übersicht über ihre Vermarktungsleistungen online in einem passwortgeschützten Bereich zur Verfügung zu stellen.

Diese Dienstleistung ist die optimale Ergänzung zum bereits bekannten Tracking Report (früher Nachweisliste für Eigentümer).

Bevor Sie die folgende Anleitung zum OTR verwenden, haben wir in unseren FAQ einige grundlegende Informationen für Sie vorbereitet:

• Was ist der Online Tracking Report (OTR)?
• Wie funktioniert der Online Tracking Report (OTR)?
• Welche Voraussetzungen müssen für die Nutzung des OTR erfüllt sein?

Optionen für die OTR-Freigabe

Ein OTR lässt sich für jede Verbindung zwischen Eigentümer und Objekt erstellen. Sie erstellen die Freigabe für den Online Tracking Report über den Befehl Tracking Report - Online Tracking Report - freigeben/anpassen im Kontextmenü auf der gewünschten Verbindung.

Hinweis: Beachten Sie, dass jede Verbindung einzeln freigegeben werden muss. Eine Mehrfachauswahl von Objekten für den OTR ist nicht möglich.

Im sich nun öffnenden Fenster legen Sie die Einstellungen fest. Auch im späteren Verlauf können Sie die Darstellung über dieses Menü anpassen.

Folgende Elemente und Einstellungen sind im OTR-Menü enthalten: 

1. Im oberen Teil des Fensters wird die Verbindung zwischen Eigentümer und Objekt dargestellt. So haben Sie die grundlegenden Daten zu Ihrem Auftraggeber und dem zu vermittelnden Objekt immer parat.
2. Der zweite Teil der Optionen legt fest, welche Informationen im OTR enthalten sein sollen. Außerdem wählen Sie hier das Layout für die Darstellung aus. Über den Link Infos zum Layout können Sie sich als Entscheidungshilfe eine Übersicht der zur Wahl stehenden Layouts anzeigen lassen. 
3. Im letzten Teil legen Sie die Zugangsdaten und die Benachrichtigung für den Eigentümer fest. Wir empfehlen zu diesem Zweck eine entsprechende E-Mail-Vorlage anzulegen. Eine Beispiel-Vorlage zum kostenlosen Download finden Sie hier.

Nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, können Sie diese als Vorlage speichern. Hierdurch bleiben die Daten erhalten und können beispielsweise für weitere Objekte und damit weitere Online Tracking Reports wiederverwendet werden.

Nach einem Klick auf Fertigstellen wird der OTR im Hintergrund zur ersten Verwendung vorbereitet. Sie sehen einen Fortschrittsbalken und erhalten am Ende der Datenübertragung eine entsprechende Erfolgsmeldung. Der OTR ist nun einsatzbereit und über https://onlinetrackingreport.immowelt.net erreichbar. Hier kann sich Ihr Kunde nun mit den festgelegten Zugangsdaten einloggen.

Darstellung und Funktionen des OTR

Im oberen Teil finden Sie zunächst die Kopfzeile mit OTR-Logo und Account-Symbol in der rechten Ecke. Dieses enthält Informationen über den Status des aktuell eingeloggten Benutzers und bietet die Möglichkeit, sich wieder abzumelden.

Darunter wird bei mehreren Objekten des gleichen Anbieters zunächst die entsprechende Objektübersicht dargestellt. Nach einem Klick auf das gewünschte Objekt lädt anschließend die zugehörige Zusammenfassung. Neben einem Bild und den wichtigsten Objektdaten ist hier auch der Link zur Detailansicht und eine Kurzübersicht der unten dargestellten Aktivitäten vorhanden.

Diese werden im Hauptteil des OTR auf einem Zeitstrahl abgebildet. Dabei werden die jüngste Aktivität bzw. der jüngste Nachweis an den Anfang gesetzt, chronologisch gefolgt von allen weiteren Einträgen. Welche Daten hier eingeblendet werden, legen Sie über die Layout-Optionen des OTR fest. Bei einem Klick auf Details wird zusätzlich zum Namen des Adressaten dessen vollständige Adresse eingeblendet.

Über die Schaltfläche Detailansicht gelangen Sie zur erweiterten Ansicht des Online Tracking Reports. Hier finden Sie alle Informationen, die auch im Überblick dargestellt werden, inklusive der unter den Details der Aktivität enthaltenen Daten. Die Darstellung erfolgt auch hier chronologisch, beginnend mit der jüngsten Aktivität. 

Weiteres Vorgehen

Nachdem Sie den OTR erstellt haben, kann diese über die zugehörige Verbindung jederzeit angepasst werden. Wählen Sie hierzu den oben genannten Befehl im Kontextmenü. Dieses stellt Ihnen darüber hinaus auch Optionen zum Aktualisieren und Löschen des OTR zur Verfügung.

Um den OTR auf Ihrer Webseite einzubinden, ist die Verwendung eines iFrames erforderlich. Verwenden Sie dazu folgende Syntax:

<iframe src="https://onlinetrackingreport.immowelt.net" Höhe/Breite></iframe>

Für die Platzhalter "Höhe" und "Breite" verwenden Sie die auf Ihrer Seite benötigten Werte. Die Farben der verschiedenen Stilelemente lassen sich dabei an Ihr individuelles Corporate Design anpassen. Bei Fragen zur Einbindung des iFrames auf Ihrer Webseite wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer.