Tracking Report auf Knopfdruck erzeugen
Um die Eigentümer Ihrer Objekte regelmäßig über den aktuellen Vermittlungsstand und Ihre durchgeführten Aktivitäten zu informieren, können Sie aus estateOffice bzw. estatePro heraus einen Tracking Report generieren. Den Detailgrad der Informationen legen Sie einmalig selbst fest und erzeugen anschließend umfassende Informationslisten auf Knopfdruck wann immer Sie wollen.
Vorbereitung 1: Import und Bearbeitung der Vorlagen
Um einen Tracking Report verwenden zu können, müssen Sie zunächst eine entsprechende Vorlage anlegen bzw. importieren. Sie können diese Liste sowohl direkt in die E-Mail integrieren, als auch als Anlage hinzufügen. Sowohl für den eigentlichen Tracking Report, als auch für die entsprechende E-Mail finden Sie am Ende dieses Artikels von uns vorbereitete Muster-Vorlagen zum Download. Wie Sie diese verwenden bzw. importieren, erfahren Sie in einem separaten Praxistipp ab Schritt 2.
Importieren Sie die heruntergeladenen Word-Vorlagen im Vorlagen-Manager unter "Aktivitäts-/Tracking Report". Die Vorlagen im .msg-Format legen Sie hingegen unter "Anschreiben E-Mail" ab. Achten Sie darauf, während der einzelnen Schritte der Erstellung des Tracking Reports (siehe unten) die korrekten Vorlagen zu verwenden. So nutzen Sie die die Word-Vorlage mit dem Zusatz "integriert" ausschließlich dann, wenn Sie auch die integrierte E-Mail-Vorlage auswählen. Nachweislisten-Vorlagen ohne diesen Zusatz werden an die "E-Mail-Vorlage für Nachweisliste im Anhang" angefügt.
Vorbereitung 2: Eigentümer öffnen
Öffnen Sie den Programmteil Adressen und wählen Sie mit Doppelklick den Eigentümer aus, dem Sie eine Nachweisliste senden wollen. Anschließend navigieren Sie zur Registerkarte Adresse – Verbindungen. Hier ist beim Verbindungstyp der Adresse der Eintrag Eigentümer hinterlegt. Öffnen Sie mit Rechtsklick das Kontextmenü auf dieser Adresse und wählen Sie die Option Tracking Report - Tracking Report (E-Mail/Brief). Alternativ können Sie die Generierung der Liste auch über den Programmteil Objekte starten. Wechseln Sie in diesem Fall auf Objekt – Verbindungen.
Schritt 1: Auswahl der Aktivitäten
Zunächst legen Sie fest, für welchen Zeitraum die Nachweise generiert werden sollen. Hierfür stehen Ihnen unter Nach Datum diverse temporale Optionen zur Verfügung. Über die Einstellung Alle verwerfen Sie sämtliche kalendarischen Festlegungen und generieren eine umfassende Liste sämtlicher durchgeführter Aktivitäten.
Für die Einschränkung nach Zeitraum können Sie die Option Nachweisstatus-Datum verwenden setzen. Dadurch wird statt des ursprünglichen Nachweises das Datum der letzten Nachweisstatus-Änderung berücksichtigt.
Im weißen Fenster Nach Aktion können Sie hinzufügen, über welche durchgeführten Aktivitäten der Eigentümer informiert werden soll.
Achtung: Wenn Sie diesem Feld keine Einträge hinzufügen, wird der Eigentümer über sämtliche Aktivitäten in Kenntnis gesetzt.
Schritt 2: Weitere Optionen auswählen
Unter den Optionen Erstellung wählen Sie nun zunächst die in den Vorbereitungen importierte und anschließend angepasste Word-Vorlage aus. Hierbei können Sie zwischen zwei Varianten wählen:
- Nachweisliste in die E-Mail integriert
- Nachweisliste als Anhang an die E-Mail
Beide Vorlagen finden Sie unten zum Download. Je nach Auswahl müssen Sie in Schritt 3 die zugehörige E-Mail-Vorlage verwenden.
Nun legen Sie noch die Sortierreihenfolge der Aktivitäten fest und wählen die Statistiken aus, die Sie Ihrem Kunden als erweiterte Informationsquelle zukommen lassen wollen.
Schritt 3: Abschluss
Im letzten Schritt können Sie als erste der drei Druck- und Versandoptionen die Druckausgabe wählen. Hierbei wird die in Schritt 2 gewählte Vorlage als Basis herangezogen.
Des Weiteren steht Ihnen die Speicherung als Word-Dokument zur Verfügung. Diese Option dient der Erzeugung des Tracking Reports als eigenständiges Dokument, beispielsweise für die Speicherung innerhalb der Software ohne sofortigen Versand. In diesem Fall können Sie optional eine zusätzliche Vorlage nutzen.
In der Regel werden Sie dem Eigentümer den Tracking Report aber per E-Mail zukommen lassen. Auch hier können Sie eine eigens für diesen Zweck erstellte E-Mail-Vorlage verwenden. Ein entsprechendes Muster finden Sie, wie bereits erwähnt, weiter unten. Wenn Sie den Versand per E-Mail wählen stehen Ihnen außerdem zusätzliche Informationen für das Format der Anlage zur Verfügung. Sie können die Liste als PDF- oder Word-Anhang versenden oder sie direkt in den E-Mail-Text aufnehmen lassen. Für letztere Option wählen Sie die E-Mail-Vorlage mit dem Zusatz "integriert". In jedem Fall wird die in Schritt 2 gewählte Vorlage verwendet.
Zuletzt legen Sie fest, ob eine Korrespondenz gespeichert und eine Aktivität erstellt werden soll. In diesem Fall können Sie wie gewohnt eine Aktion nebst entsprechendem Kommentar hinterlegen.
Ein abschließender Klick auf Fertigstellen startet die oben gewählte Aktion, also Druck, Word-Generierung oder E-Mail-Versand. Sämtliche in den vorherigen Schritten vorgenommenen Einstellungen sind nun gespeichert.
Zusätzliche Tracking Reports für weitere Eigentümer lassen sich nun mit minimalem Aufwand erstellen, da Sie die Schaltfläche Fertigstellen von nun an direkt bei der Auswahl der Aktivitäten betätigen können.
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