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Word-Exposévorlagen und Word-Exposés mit estateSmart erstellen

Mit estateSmart haben Sie die Möglichkeit, eigene Vorlagen für Ihre Exposés mit Microsoft Word zu erstellen und zu bearbeiten. Darüber hinaus können auch bereits erstellte Exposés nachträglich abgeändert werden. In diesem Praxis-Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie das dazu notwendige Add-In installieren, wie Sie Ihre Vorlagen einrichten und welche Schritte für die Exposé-Erstellung und -Bearbeitung notwendig sind.

Grundlegendes

Um die Funktionalität nutzen zu können, ist die Verwendung eines Add-Ins für Microsoft Word erforderlich, welches einige estateSmart-Befehle in die Benutzeroberfläche von Microsoft Word integriert. Um ein bestehendes Dokument zu bearbeiten speichern Sie dieses auf Ihrem PC. Der Speichervorgang kann dabei je nach verwendetem Browser variieren. Nach der Bearbeitung des Dokuments laden Sie dieses wieder über das Add-In in Ihren estateSmart-Account hoch.

Näheres zu Systemvoraussetzungen, Auswahl und Installation des passenden Add-Ins finden Sie hier.

Einrichtung der Vorlagen

In Einstellungen unter Exposé-Vorlagen haben Sie die Möglichkeit, bestehende Vorlagen zu bearbeiten oder eine neue Vorlage zu erstellen.

Bearbeiten der Standard-Vorlage

Wechseln Sie zunächst auf den Reiter Standard und klicken Sie bei der gewünschten Vorlage auf das Kopieren-Symbol. Nach einer entsprechenden Abfrage, die Sie mit "Ja" bestätigen, wird eine Kopie der Standard-Vorlage unter dem Register Eigene angelegt. Über einen Klick auf den Vorlagen-Namen starten Sie direkt den Download und die anschließende Bearbeitung in MS Word.

Alternativ wählen Sie bei der Vorlage das Stift-Symbol, um einen Namen und eine Beschreibung zu vergeben und die Vorlage zu aktivieren. Anschließend können Sie auch hier über Vorlage bearbeiten den Download des Word-Dokuments starten.

Anlegen einer neuen Vorlage

Um eine neue Vorlage zu erstellen klicken Sie den Button Neue Vorlage und öffnen Sie das heruntergeladene Dokument mit MS Word. Nach der Bearbeitung vergeben Sie bei dieser Variante den Namen für die Vorlage erst beim Hochladen des fertiggestellten Dokuments. 

Hinweis: Der Download-Vorgang unterscheidet sich je nach verwendetem Internet-Browser. Öffnen Sie das heruntergeladene Dokument mit MS Word. 

Bearbeiten und Hochladen der Vorlage

Innerhalb von MS Word finden Sie nun eine neue Registerkarte mit der Beschriftung estateSmart. Ist das Register nicht vorhanden, aktivieren Sie es via Einfügen – Meine Add-Ins. Oberhalb des Eingabebereichs sind zusätzliche Bedienelemente (Ribbons) platziert, mit denen Sie Platzhalter bzw. Serienbrieffelder in die Vorlagen einfügen und diese anschließend hochladen können. Selbstverständlich können Sie auch bereits vorhandene Word-Exposés per Copy & Paste als Muster in Ihre neue Vorlage übernehmen.

Nachdem Sie die Bearbeitung der Vorlage fertiggestellt haben, laden Sie das Dokument in Ihren estateSmart-Account hoch. Benutzen Sie hierfür die Schaltfläche Hochladen im estateSmart-Add-In innerhalb von Microsoft Word. Im folgenden Fenster legen Sie noch den Namen und optional eine Beschreibung fest. Über den Button Hochladen fügen Sie die Vorlage Ihren bereits vorhandenen Dokumenten hinzu.

Hinweis: Für die Bearbeitung einer Vorlage steht Ihnen ein Zeitfenster von vier Stunden zur Verfügung. Das Add-In für Office 2016 stellt diesen Zeitraum in einem Timer innerhalb des Add-Ins dar. Zusätzlich werden Sie bei Beginn der letzten halben Stunde durch eine entsprechende Einfärbung des Timers vor dem baldigen Ablauf der Session gewarnt.

Brief-Vorlagen:

In gleicher Weise wie Exposé-Vorlagen können Sie auch Brief-Vorlagen anpassen bzw. neu erstellen. Diese finden Sie unter Einstellungen Brief-Vorlagen.

Exposé-Erstellung:

Um ein Exposé für ein bestimmtes Objekt zu erstellen, klicken Sie innerhalb eines Objekts unter Bilder/Dokumente in der Navigationsleiste links auf Exposés. Hier finden Sie eine Übersicht über alle bisher beim Objekt hinterlegten Exposés. Um ein Neues zu erstellen, klicken Sie auf das kleine umrahmte Plus-Symbol und wählen die gewünschte Vorlage aus. Hierdurch wird automatisch ein neues PDF-Exposé auf Basis der gewählten Vorlage mit den Daten des Objekts generiert.

Um Änderungen an einem hier angezeigten Exposé vorzunehmen, klicken Sie auf das Stift-Symbol des betreffenden Exposés. Dieses wird wie oben beschrieben als Word-Dokument heruntergeladen und bearbeitet. Der anschließende Upload erfolgt über die Schaltfläche Hochladen im estateSmart Add-In. Hier können Sie nun den Namen des Exposés anpassen und entscheiden, ob Sie das bisherige Exposé noch benötigen (Option Bestehendes PDF archivieren).

Falls Sie Ihre PDF-Exposés mit einem anderen Programm erzeugt haben, fügen Sie diese in der Exposé-Übersicht über das große Plus-Symbol hinzu.

 

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