estateSmart Update-News Dezember 2021

Mit der neuen Version von estateSmart profitieren Sie von etlichen Verbesserungen und Optimierungen rund um die Themen Maklervertrag, Widerrufsbelehrung (WRB) und Online-Contact-Manager (OCM).

So konnten wir beispielsweise die Bedienung und Übersicht für Ihre Interessenten bei der digitalen Vertragsannahme deutlich verbessern. In diesem Zusammenhang war es notwendig, Anpassungen in den Bereichen Angebots-E-Mails und Angebotsvorgang vorzunehmen.

Wie Sie anhand der schematischen Darstellung des neuen Workflows sehen können, sind nun alle vertragsrelevanten Informationen bereits in der Angebots-E-Mail enthalten.

Insgesamt bietet sich Ihren Kunden und Interessenten nun ein schnellerer Weg zum gewünschten Exposé mit weniger Klicks. Darüber hinaus erhalten alle Vertragsparteien eine Kopie der Inhalte (Maklervertrag, Erlöschen des Widerrufsrechts, etc.) der digitalen Vertragsannahme per E-Mail und sind so auf der sicheren Seite.

Optimierung der OCM-Vertragswebseite

Mit der neuen Version der Vertragswebseite des Online-Contact-Managers (OCM) haben wir die Übersichtlichkeit und Bedienung für Ihre Interessenten optimiert. Die folgenden Anpassungen sorgen für ein besseres Nutzererlebnis und damit einhergehend eine stärkere Kundenbindung sowie eine bessere Abschlussrate auf der Seite:

Neues Look & Feel der OCM-Vertragswebseite

Dank der Überarbeitung der Angebots-E-Mails, welche nun bereits Maklervertrag, WRB und Muster-Widerrufsformular in Textform enthalten, konnten wir den Seitenaufbau der OCM-Vertragswebseite deutlich kompakter und nutzerorientierter gestalten. Der vorherige mehrstufige Prozess ist nun auf eine Seite reduziert. Ein Download der WRB durch den Kunden ist daher auch nicht mehr nötig, da er diese bereits im Angebot erhalten hat.

Ihre Interessenten erhalten nun auf einen Blick sämtliche relevanten Informationen und Checkboxen und gelangen mit wenigen Klicks zum gewünschten Exposé, das auf einer neuen Seite geöffnet wird. Das bisher erforderliche Scrollen zum Exposé-Passwort durch lange Textpassagen entfällt, so dass Ihre Interessenten deutlich schneller zum Exposé-Zugang gelangen.

Die klare Struktur des Aufbaus ist an das Layout einer E-Mail angelehnt und erhöht damit die Akzeptanz Ihrer Interessenten. Diese sehen bereits durch die Darstellung auf der Webseite, welche E-Mail zur Annahme des Maklervertrags an Sie (den Anbieter) verschickt werden wird.

Annahme des Maklervertrags

Zur Annahme des Maklervertrags wird auf der Maklervertragsseite eine neue Checkbox (s.u.) eingeführt. Den Text für diese Checkbox müssen Sie in den Einstellungen über Online-Contact-Manager – Maklervertrag verpflichtend hinterlegen. Nutzen Sie hierfür wie gewohnt die Option „Mustertext generieren“. Beachten Sie bitte, dass Sie diesen Menüpunkt zwingend konfigurieren müssen, um Angebote mit Maklervertrag versenden zu können.

Ohne die Annahme des Maklervertrages hat Ihr Interessent keine Möglichkeit, das Exposé zu öffnen. Das Angebot zum Abschluss eines Maklervertrages schicken Sie mit Hilfe unserer neuen E-Mail-Vorlagen an den Interessenten, welcher den Maklervertrag dann über die Webseite und die hierüber generierte E-Mail annimmt.

WRB und Muster-Widerrufsformular

Da die WRB und das Muster-Widerrufsformular bereits mit der Angebots-E-Mail in Textform an den Interessenten übergeben werden, entfällt die Darstellung auf der OCM-Vertragsseite zukünftig. Achten Sie daher unbedingt darauf, dass diese Informationen in Ihrer Angebots-E-Mail enthalten sind.

Nachgelagerte Webseite für den Exposé-Zugriff

In der Vorgänger-Version der OCM-Vertragswebseite wurde das Passwort für das Exposé nach Anhaken der erforderlichen Checkboxen am Seitenende eingeblendet, was unter Umständen von einigen Interessenten nicht richtig wahrgenommen wurde.

Mit der neuen Version wird der Interessent nach Abschluss der Vertragsseite durch Klicken des Buttons „Zahlungspflichtigen Maklervertrag abschließen“ auf die Ergebnisseite weitergeleitet, die ihm das Passwort zu den Exposés anzeigt. Diese neue, übersichtlich gestaltete Seite ist mit klarem Fokus auf die angebotenen Objekte und das Passwort zum Exposé-Zugriff konzipiert. Alle vorher angezeigten Informationen werden ausgeblendet. Sollte der Interessent die Seite erneut aufrufen, wird er direkt zu dieser Ergebnisseite weitergeleitet.

ACHTUNG: Das müssen Sie noch tun, bevor Sie wieder gesicherte Angebote verschicken können!

Vor Benutzung der neuen Funktionen und dem Versand von Angeboten müssen Sie unbedingt einige grundlegende Einstellungen vornehmen:

OCM-Texte überprüfen

Wir haben bei den Feldern „Widerrufsbelehrung“, „Muster-Widerrufsformular“, „Bestätigung vorzeitiger Beginn“ und „Annahme Maklervertrag“ unter Einstellungen - Online-Contact-Manager neue Mustertexte für Sie hinterlegt, welche Sie über die Funktion „Mustertext generieren“ erstellen lassen können. Für eine größtmögliche Sicherheit lassen Sie die Texte bitte auf ihre Rechtssicherheit prüfen, bzw. diese Überprüfung von Ihrem Rechtsberater vornehmen.

Neu hinzugekommen ist das Feld für die „Annahme des Maklervertrags“ unter Einstellungen - Online-Contact-Manager - Maklervertrag, welches im Auslieferungszustand nicht gefüllt ist. Hinterlegen Sie hier den Text, der an der Checkbox zur Vertragsannahme angezeigt werden soll.

Neue Vorlagen für Angebote mit Maklervertrag verwenden

Um den neuen Prozess für Angebote mit Maklervertrag zu unterstützen, haben wir Ihnen in estateSmart vier neue E-Mail-Vorlagen für den Angebotsprozess bereitgestellt (s.u.). Diese bilden nun die unterschiedlichen Szenarien für Kauf oder Mietangebote mit Maklervertrag an Verbraucher oder Unternehmer ab, müssen aber unbedingt noch von Ihnen angepasst werden. Stellen Sie hierbei sicher, dass alle notwendigen Angaben für Geschäftsbriefe wie beispielsweise Geschäftsführer, HRB-Nr. etc. enthalten sind und ziehen Sie gegebenenfalls Ihren Rechtsberater bei der Formulierung bzw. Überprüfung hinzu.

Alternativ können Sie auch eigene Vorlagen verwenden, müssen diese aber ebenfalls anpassen. Achten Sie hierbei darauf, dass neben den oben genannten Angaben auch die WRB, das Muster-Widerrufsformular und der Text zum Maklervertrag inklusive Provisionsangaben im Text der E-Mail enthalten sind. Gleichen Sie Ihre selbst erstellten Vorlagen im Zweifel mit unseren Mustervorlagen ab.

Aufgrund der eingeführten Änderungen erfolgt eine Überprüfung auf die hinterlegten Vertriebstypen. Ein Angebotsversand mit gemischten Vertriebsarten (Miete/Kauf) ist nicht mehr möglich, da die Vertragstexte bereits in der Angebots-E-Mail enthalten sind und unterschiedlich lauten müssen. Bitte berücksichtigen Sie diese Anpassung bei der Erstellung Ihrer Angebote.

Neue Vorlage „Mietangebot (Bestellerprinzip)“

Zusätzlich zu den vier neuen Vorlagen für die Angebote mit Maklervertrag haben wir außerdem ein neues Dokument für Mietangebote für Sie bereitgestellt. Ausführliche Informationen zum Bestellerprinzip finden Sie in unserem Ratgeber-Artikel.

Unterstützung für Matterport bei den 360°-Rundgängen

Nach Ogulo und Immoviewer können Sie nun auch Matterport als Dienstanbieter für 360°-Rundgänge auswählen und die entsprechenden Links hinterlegen.

Um einen entsprechenden Link hinzuzufügen, öffnen Sie das Menü Bilder/Dokumente des gewünschten Objekts, legen unter "360° Rundgang" einen neuen Externen Link an und vergeben eine aussagekräftige Beschreibung. Der Link muss das Format „https://my.matterport.com/show/..." aufweisen. Klicken Sie zum Abschluss auf Speichern.