Europäische Datenschutz-Grundverordnung: Freuen Sie sich auf diese Features für estateSmart

Seit dem 25. Mai 2018 ist die Datenschutz-Grundverordnung für alle Mitgliedsstaaten der Europäischen Union bindend. Dies hat zur Folge, dass Sie als in der EU tätiger Immobilien-Profi strengere Auflagen erfüllen müssen. Wir haben folgende Features für Sie vorbereitet, mit deren Hilfe Sie sich bei der Umsetzung der DSGVO-Richtlinien von estateSmart unterstützen lassen können:

Auskunft und Transparenz

Ihre Kunden bzw. Interessenten haben einen Anspruch darauf zu erfahren, welche Daten genau über sie gespeichert sind.

Hierzu stellen wir in estateSmart eine Möglichkeit zum Datenexport zur Verfügung, mit der Sie Ihren Kunden auf Anfrage eine PDF-Datei zusenden können. Sie legen während des Export-Vorgangs selbst fest, welche Daten die Datei enthalten soll. Zur Auswahl stehen neben den obligatorischen Stammdaten auch Notizen, Gesuche, Verbindungen, Bilder und Dokumente, sowie die Rubrik Historie/Demnächst.

Datensparsamkeit und Datenminimierung

Die Datensparsamkeit und Datenminimierung spielt eine wichtige Rolle. Prüfen Sie daher Ihre bestehenden Kundendaten auf eventuell nicht mehr erforderliche Datensätze.

In estateSmart finden Sie mit der neuen Version verschiedene Möglichkeiten, diese nicht mehr benötigten Datenbestände zu identifizieren und zu löschen. So wird beispielsweise beim Kontakt nun auch bei Änderungen an Verbindungen, Gesuchen, Bildern und Dokumenten das Datum der letzten Änderung aktualisiert. Diese Änderung betrifft die Darstellung in der Kontaktliste und beim geöffneten Kontakt. So sehen Sie noch schneller, welche Kontakte schon länger nicht mehr bearbeitet wurden. Außerdem können Sie in der erweiterten Kontaktsuche die neuen Kriterien „Keine Änderung seit“, „Keine Aktion seit“ und „Verknüpftes Objekt“ nutzen.

Um die so gefundenen Kontakte schnell und komfortabel zu löschen, lassen sich diese künftig per Checkbox in der Ergebnis- bzw. der Kontaktliste auswählen und gesammelt vom Supervisor löschen.

Zusätzlich können Sie Kontakte auch mit einer Sperre versehen. Hierdurch werden die gesperrten Kontakte für normale Betreuer ähnlich behandelt wie gelöschte Kontakte. Lediglich der Supervisor hat dann noch Zugriff auf die gesperrten Kontakte.

Wichtiger Hinweis

Die genannten Empfehlungen und Funktionen bilden keine rechtliche Grundlage zur Erfüllung der DSGVO, sondern dienen bei entsprechender Handhabung lediglich dazu, die gesetzlichen Anforderungen umzusetzen. Wir bieten keine Gewähr auf Vollständigkeit.

Die konkreten Anforderungen an Immobilienunternehmen im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung sind von vielen verschiedenen Faktoren abhängig und müssen daher stets auf Ihr Unternehmen angepasst und von Ihrem Rechtsbeistand geprüft werden.

 
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