Planer optimal personalisieren
In unserem heutigen Praxistipp zeigen wir Ihnen, wie Sie die Verwaltung Ihrer Termine, Aufgaben und Notizen optimal an Ihre Arbeitsweise anpassen. Hierzu rufen Sie nach dem Start von estateOffice beziehungsweise estatePro zunächst das Programmmodul Planer auf.
Die für die Konfiguration notwendigen Einstellungen erreichen Sie, indem Sie in der Aktionsleiste links auf Übersicht unterhalb von Planer klicken und anschließend im Menü über Ansicht die Planeroptionen öffnen. Hier finden Sie umfangreiche Möglichkeiten, um den Planer bis ins kleinste Detail zu konfigurieren.
Die oben gezeigte Übersicht entspricht der Anzeige Ihrer Planeroptionen in estateOffice / estatePro. Für detaillierte Informationen zu der jeweiligen Funktion klicken Sie auf den gewünschten Bereich der Grafik.
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Da sich einige der hier vorgenommenen Einstellungen auch auf Outlook auswirken können, sollten Sie zunächst − wenn nicht bereits geschehen − die Verbindung zwischen estateOffice / estatePro und Microsoft Outlook herstellen.
Kalenderoptionen
Die folgenden Einstellungen wirken sich direkt auf die globale Ansicht Ihres Terminkalenders und die grundlegende Erinnerungsfunktion aus. Die Anzeige der einzelnen Termine können Sie hingegen mit den Darstellungsoptionen beeinflussen.
Anzeige der Aufgaben
Mit diesen Optionen beeinflussen Sie, welche Informationen in der Aufgabenliste dargestellt werden. Sie können sich entweder alle existierenden Aufgaben oder nur die Aufgaben des heutigen Tages anzeigen lassen. Wählen Sie letztere Option, steht Ihnen noch eine weitere Checkbox zur Verfügung. Mit dieser bestimmen Sie, ob auch Aufgaben angezeigt werden sollen, für die kein Fälligkeitsdatum vergeben wurde.
Aufgaben und Notizen sortieren
Die unter diesem Bereich zur Verfügung stehenden Schalter dienen ebenfalls der Anzeige der Aufgaben. In diesem Fall geht es aber um deren Sortierung. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Aufgaben nach einem zweistufigen System zu sortieren, indem Sie unter Aufgabenliste sortieren nach das erstere Kriterium und unter anschließend nach das zweite Kriterium wählen.
Folgende Sortierkriterien stehen Ihnen zur Verfügung:
- Alphabet
- Fälligkeitsdatum
- Erstellzeit
- Priorität
Sie können Ihre Aufgaben also beispielsweise nach Fälligkeitsdatum und innerhalb dieser Anzeige nach Priorität sortieren lassen. Selbstverständlich können Sie innerhalb dieser Sortierung auch noch auswählen, ob die Anzeige in auf- oder absteigend erfolgen soll.
Gleiches gilt für Ihre Notizen. Für diese ist jedoch ausschließlich die Sortierung nach Alphabet vorgesehen.
Darstellung der Arbeitszeit ändern
Unter diesem Eintrag legen Sie die Darstellung des Kalenders im Hinblick auf Ihre Arbeitszeit fest. Sie stellen zunächst die Uhrzeiten ein, während derer Sie regulär arbeiten, also beispielsweise 8 Uhr bis 17 Uhr. Im Anschluss legen Sie dann noch per anhaken der darunter befindlichen Checkboxen fest, an welchen Tagen Sie arbeiten.
Die so ausgewählten Flächen werden in Ihrem Kalender weiß dargestellt, die restlichen (Frei-)Zeiten. Damit erhöhen Sie die Übersicht über Ihren Terminplaner. Beachten Sie dabei, dass sich die Angabe der Arbeitstage vor allem auf die Anzeige der Ansicht Arbeitswoche auswirkt.
Die Option Erster Wochentag regelt den Beginn der Zählung der Kalenderwochen. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
- Beginnt am ersten Januar
Die erste Kalenderwoche ist diejenige, in welcher der erste Januar liegt, unabhängig von der Anzahl der Tage dieser Woche. - Erste volle Woche
Die erste Kalenderwoche ist diejenige mit sieben Wochentagen. - Erste 4-Tage-Woche
Die erste Kalenderwoche ist diejenige, welche über mindestens vier Wochentage verfügt.
Erinnerungsoptionen
In den Kalenderoptionen können Sie die Erinnerungen für anstehende Termine zunächst komplett abschalten. Hierzu setzen Sie einfach den Haken bei Erinnerungen für Termine und Aufgaben deaktivieren.
Ansonsten erhalten Sie rechtzeitig vor Ihrem jeweiligen Termin eine Benachrichtigung auf dem Bildschirm eingeblendet. Haken Sie das Optionsfeld Standarderinnerung an und wählen Sie aus dem nebenstehenden Dropdown-Menü aus, wie viele Minuten, Stunden oder sogar Tage und Wochen das Erinnerungsfenster vor einem Termin erscheinen soll.
Hierbei handelt es sich um die globale Voreinstellung, die grundsätzlich für alle Termine greift. Die hier festgelegte Zeit erscheint also automatisch unter Erinnerung, wenn Sie einen neuen Termin erstellen. Selbstverständlich können Sie die Zeit für die Erinnerung des einzelnen Termins aber nach wie vor individuell ändern.
Termindarstellung anpassen
Grafische Darstellung anpassen
Unter dem Eintrag Termindarstellung finden sich verschiedene Möglichkeiten zur Beeinflussung der Anzeige der Termine. Die beiden linken Optionen dienen der Definition einer Farbe für den Hintergrund des Termins, sowie des darum liegenden Rahmens. Sie erreichen die Farbpalette über das Icon rechts neben der zugehörigen Textbox. Hier wählen Sie entweder eine der vorgegebenen 64 Grundfarben oder nehmen die Farbgestaltung über den Button Farben definieren selbst in die Hand. Die Farbpaletten-Fenster für Hintergrund und Rahmen sind identisch.
Sobald Sie die gewählte Farbe mit OK bestätigt haben, wird das Fenster geschlossen und die Vorschau in der rechten unteren Ecke der Planeroptionen gemäß Ihren Vorgaben eingefärbt.
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