So aktivieren und verwenden Sie das gesicherte Exposé

Mit dem gesicherten Exposé arbeiten

Die folgenden Schritte beschreiben den Ablauf des Angebotsvorgangs und die hierbei möglichen Optionen.

Bei Verträgen, die unter das Fernabsatzgesetz fallen – also per Fax, E-Mail, Telefon, Internet oder über den Postweg zustande kommen – gilt das Widerrufsrecht (BGB § 355). Seit dem 13. Juni 2014 wurde dieses Widerrufsrecht ausgeweitet. Für Maklerverträge, die außerhalb von Geschäftsräumen oder als Fernabsatzverträge geschlossen werden, gilt seitdem Folgendes:

  • Kunden können einen Vertrag mit dem Makler innerhalb von 14 Tagen widerrufen
  • Der Makler ist zu einer entsprechenden Widerrufsbelehrung verpflichtet
  • Die Belehrung muss in Textform übermittelt werden

Mit der in estateOffice und estatePro integrierten Widerrufsbelehrung und dem gesicherten Exposé wurden geeignete Maßnahmen ergriffen, um den Makler bei seiner täglichen Arbeit zu unterstützen und so weit wie möglich abzusichern.

Beachten Sie, dass die Funktionen zum Widerrufsrecht ausschließlich Kunden mit gültigem Servicevertrag zur Verfügung stehen.

Gesichertes Exposé als Basis Ihrer geschäftlichen Tätigkeit

Bei der Angebotserstellung haben Sie die Möglichkeit, Ihren Kunden ein passwortgeschütztes Exposé zukommen zu lassen. Erst wenn der Kunde auf einer von der AVIV Germany GmbH bereitgestellte Webseite die Widerrufsbelehrung gelesen und den vorzeitigen Vertragsbeginn akzeptiert hat, erhält er auf derselben Seite das Passwort zum Öffnen des Exposés.

Tipp: Sie können das Exposé auch in der immowelt FileCloud hinterlegen (siehe auch unseren Praxistipp "Exposés leichter verschicken mit der immowelt FileCloud"). In diesem Fall erhält ihr Kunde nach Akzeptieren der o.g. Inhalte kein Passwort sondern einen Download-Link zum Öffnen des dann unverschlüsselten Exposés.

Das Diagramm oben rechts verdeutlicht den Ablauf des Prozesses ohne die FileCloud-Option.

In drei Schritten grundlegend konfigurieren

Um das gesicherte Exposé nutzen zu können, müssen Sie zunächst einmalig eine Basiskonfiguration vornehmen. Folgende drei Schritte sind hierzu notwendig:

Schritt 1: Aktivierung der Funktion

Aktivieren Sie die Option zunächst im Programmteil System unter Allgemein - Gesichertes Exposé. Der hier hinterlegte Text zur Widerrufsbelehrung wird im weiteren Verlauf auch auf der zugehörigen Webseite erscheinen. Tragen Sie an den mit Platzhaltern versehenen Stellen Ihre Unternehmensdaten ein. Beachten Sie auch unbedingt den in der oberen rechten Ecke verlinkten Hinweis, der wichtige Informationen zur Speicherung der hinterlegten Daten beinhaltet. Zusätzlich können Sie den zuständigen Betreuer per Mail über den erfolgreichen Ablauf des Vorgangs informieren lassen.

Wenn Sie Änderungen an den hier hinterlegten Texten vornehmen, müssen Sie Ihre Änderungen im Anschluss über die jeweiligen Icons in der Symbolleiste speichern und neu auf die Internetseite zu Widerrufsbelehrung hochladen.

Schritt 2: Vorlagen anpassen

Nun fügen Sie das zugehörigen Seriendruckfeld {Feld:WiderrufsbelehrungLink} in die gewünschte E-Mail-Vorlage im Vorlagenmanager ein. Dieser Link führt den Interessenten auf die Internetseite zur Widerrufsbelehrung. Sie sollten noch einen erklärenden Hinweistext vor diesen Link setzen, der den Kunden insbesondere darüber informiert, dass er hierüber an das Passwort für das gesicherte Exposé gelangt.

Schritt 3: Aktionen festlegen

Außerdem können Sie im System unter Aktionen - Allgemein festlegen, welche Aktion bei Widerrufsbelehrung ausgeführt werden soll, wenn Widerrufe importiert werden.

Expertentipp: Legen Sie über System - Aktionen - Listen eine eigene Aktivität an, um die Widerrufsbelehrung in Ihre Ausgabenrechnung mit einzubeziehen.

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Das gesicherte Exposé nutzen

Nach der grundlegenden Einrichtung können Sie das gesicherte Exposé an verschiedenen Stellen innerhalb von estateOffice bzw. estatePro verwenden:

Aktivieren und Deaktivieren bei Angebotserstellung

Während der Angebotserstellung haben Sie dann die Möglichkeit, die Option gesichertes Exposé gezielt an- oder abzuschalten. Bei aktivierter Checkbox können Sie anschließend noch eine E-Mail-Adresse angeben, an die entsprechende Bestätigungen geschickt werden sollen. Wenn die diese Option aktiviert wurde, ist hier standardmäßig die Adresse des angemeldeten Betreuers hinterlegt.

Mailversand

Mit Abschluss des Angebotsvorgangs wird wie gewohnt eine E-Mail an den Kunden generiert. Die E-Mail enthält − eine entsprechende Vorlage vorausgesetzt − zusätzlich einen Link, welcher auf eine Webseite mit der Widerrufsbelehrung (Bild rechts) verweist.

Einverständniserklärung und Passwortanzeige

Über den Link in der Angebots-E-Mail wird der Kunde zu einer Webseite geleitet, auf der er über sein Widerrufsrecht informiert wird. Diese Seite ist außerdem mit zwei Checkboxen ausgestattet, die Ihr Kunde beide aktivieren muss, um den Erhalt der Widerrufsbelehrung zu bestätigen und den vorzeitigen Beginn des Vertrages zu akzeptieren. Nimmt er diese Möglichkeit wahr, so wird anschließend das Passwort eingeblendet, welches er zum Öffnen der Exposés benötigt. Sollten Sie das Exposé in einer FileCloud hinterlegt haben, so erscheint an dieser Stelle statt des Passwortes der Download-Link zum (in diesem Fall unverschlüsselten) Exposé. Auch der Betreuer wird auf Wunsch über das Akzeptieren des vorzeitigen Beginns seitens des Kunden informiert, wenn Sie zu Beginn die zugehörige Option E-Mail Bestätigung an Betreuer erlauben aktiviert haben.

Hinweis: Sie können sich die Passwörter, mit denen die Exposés verschlüsselt sind, auch direkt in estateOffice anzeigen lassen. Navigieren Sie nach erfolgtem Angebot zum Modul Objekte und klicken Sie in der Navigationsleiste auf Angebote. Wählen Sie anschließend das betreffende Objekt und öffnen Sie die Detailansicht unten links. Hier wird in der Übersicht das PDF-Passwort eingeblendet.

Akzeptierte Widerrufsbelehrungen importieren

Ein Import der akzeptierten Widerrufsbelehrungen ist im Programmteil Tools möglich. Hier wird der Eintrag Akzeptiert am mit Datum und Uhrzeit gefüllt. Darüber hinaus wird beim Abruf automatisch eine Aktivität mit dem Hinweis "Widerrufsbelehrung online akzeptiert" und einer Objektverknüpfung erzeugt.

Felder in der Adressmaske

Außerdem wird bei der Adresse des Kunden vermerkt, dass er die Widerrufsbelehrung akzeptiert hat. Sie können über System - Adressen - Feldanordnung Personen die entsprechenden Felder in die Kriterienübersicht der Adressmaske einfügen. Zur Auswahl stehen die Felder Widerruf akzeptiert, Widerruf akzeptiert am und Widerruf akzeptiert durch.

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