Vorbereitung: Einstellungen unter System - Cloud-Dienste - FileCloud
Setzen Sie zunächst den Haken bei "FileCloud-Funktionalität" unter System - Cloud-Dienste - FileCloud. Nun können Sie festlegen, was bei Aktualisierung bzw. Löschung eines Exposés mit der bereits bestehenden Version passieren soll. Um versehentlichen Überschreibungen bzw. Löschungen von Exposés vorzubeugen empfehlen wir, die Optionen auf den Wert "Nachfragen" festzulegen.
Darüber hinaus legen Sie im System unter Aktionen - Listen eine neue Aktion für künftige FileCloud-Downloads an (beispielsweise "FileCloud-Dateizugriff") und ordnen diese anschließend unter Aktionen - Allgemein zu.
Vorbereitung: Einstellungen im System - Berechtigungen
Darüber hinaus sind - sofern unter Tools auf die FileCloud-Exposés zugegriffen werden soll - spezielle Funktionsrechte erforderlich, um die immowelt File-Cloud nutzen zu können. Setzen Sie diese unter System - Verwaltung - Benutzer bzw. Gruppen für die gewünschten Anwender und Benutzergruppen. Hier muss die Berechtigung "FileCloud anzeigen" innerhalb von Tools aktiv geschaltet sein.
Nutzung beim Angebotsversand - Anpassung der Vorlagen
Sollten Sie FileCloud-Exposés ohne Widerrufsbelehrungen versenden wollen, sind angepasste Vorlagen für jede Exposé-Art erforderlich. Wählen Sie daher bei der Erstellung der Vorlagen das Feld den jeweils passenden Exposé-Link aus. Ergänzen Sie beispielsweise Ihre Angebotsvorlage um folgende Filter:
| {Liste:Objektliste} | |
| {Feld:OBildAnsicht1Nr1} | {Feld:ONameExtern} |
| {Feld:OStrasse} |
| {Feld:OPlz} {Feld:OOrt} |
| Objektnummer: {Feld:OSchluessel} |
| {Feld:OCloudExposeLink:LinkText=“HIER KLICKEN FÜR EXPOSE“} |
| {EndListe} | |
Hinweis: Sollen mehrere Exposés pro Objekt verschickt werden, ist die Verwendung von angepassten Seriendruckfeldern notwendig. Für jede Exposéart benötigen Sie ein eigenes Seriendruckfeld. Sie finden diese im Seriendruckfeld-Manager unter Hauptfelder. Verwenden Sie zur Eingrenzung in der Suche den Filter "Filecloud".
Der Einsatz des oben gezeigten Code-Snippets erzeugt folgende Ausgabe (Schriftformatierungen nicht berücksichtigt):
Exposés in die FileCloud laden
Um ein Exposé in der FileCloud zu hinterlegen wechseln Sie zunächst zum gewünschten Objekt und öffnen in der Navigationsleiste den Eintrag Exposés. Markieren Sie nun das Dokument, welches Sie in die FileCloud übertragen möchten und wählen Sie den Befehl Upload in FileCloud im Kontextmenü oder der Symbolleiste. Nach einer Sicherheitsabfrage erscheint das Übertragungsfenster, gefolgt von einer entsprechenden Erfolgsmeldung. Ebenfalls im Kontextmenü finden Sie auch den Sprung zur FileCloud-Verwaltung, in der Ihre Exposés nun hinterlegt sind.
FileCloud verwalten
Sie können die FileCloud-Verwaltung nicht nur über das Kontextmenü, sondern auch über Tools - FileCloud - FileCloud-Exposés öffnen. Hier finden Sie eine vollständige Übersicht der bereits hochgeladenen Dokumente, sowie neben der oberhalb platzierten Suchfunktion eine Information zur aktuellen Speicherbelegung. Um stets die aktuellste Übersicht über Ihre Exposés zu haben, nutzen Sie beim Aufruf die Funktion Neu laden in der Symbolleiste.
Wenn Sie lokal Änderungen an einem bereits in der FileCloud hinterlegten Exposé vorgenommen haben, müssen Sie den Übertragungsvorgang anschließend neu starten. Das geänderte Dokument wird je nach entsprechend vorgenommenen Systemeinstellungen überschrieben oder als neue Version zusätzlich in der FileCloud gespeichert. In diesem Fall bleibt die bisherige Version erhalten, kann aber bei Bedarf gelöscht werden. Bei Löschung eines lokalen Exposés, das zusätzlich in der FileCloud gespeichert wurde, erscheint eine Abfrage, ob die vorhandenen FileCloud-Versionen ebenfalls gelöscht werden sollen.
Nutzung beim Angebotsversand - Übersicht
Folgendes Diagramm veranschaulicht den Ablauf des Angebotsvorgangs unter Einbeziehung eines immowelt FileCloud-Exposés.
Hinweis: Bei Nutzung von FileCloud-Exposés werden zugeordnete PDF-Dateien nicht berücksichtigt.
Nutzung beim Angebotsversand - Auswahl
Durch die Einbindung der online gespeicherten FileCloud-Exposés wird der Angebotsvorgang deutlich beschleunigt. Sie wählen während des gewohnten Angebotsvorgangs aus Adressen, bzw. Objekte heraus aus, ob Sie ein lokal vorhandenes oder ein FileCloud-Exposé verwenden möchten. Hierzu nutzen Sie die Option "Anschreiben mit FileCloud-Exposés" auf der Registerkarte Vorlagen und wählen das gewünschte Dokument wie gewohnt in der Liste im unteren Teil des Datenbereichs. Es werden grundsätzlich nur die aktuellsten Versionen der vorliegenden Exposés dargestellt, sollte ein Dokument in mehreren Varianten vorliegen.
FileCloud-Zugriffsimport
Wenn Sie Informationen darüber anzeigen lassen möchten, welcher Kunde wann auf welches FileCloud-Exposé zugegriffen hat, öffnen Sie unter Tools - Import den Eintrag FileCloud-Zugriffsimport. Über den Button Jetzt einlesen in der Menüzeile importieren Sie alle bislang erfolgten Zugriffe auf Ihre FileCloud-Exposés. Alternativ setzen Sie den Haken in die Checkbox unterhalb der Datenansicht, wodurch der Datenimport automatisch beim Öffnen von estateOffice erfolgt.
Darüber hinaus sind diese Informationen auch unter Angebote bei den jeweiligen Adressen oder Objekten vorhanden, nachdem Sie die Listenansicht über Liste definieren entsprechend angepasst haben.
Hinweis: Die Informationen über FileCloud-Exposé-Zugriffe sind auch innerhalb der Nachweislisten verfügbar. Sie finden die neuen Felder bei der Erstellung einer neuen Vorlage unter Listenfelder – Nachweise - Nachweis - FileCloud.
