So arbeiten Sie mit der immoCloud

Mit der immoCloud reduzieren Sie die Größe Ihrer versendeten E-Mails und verringern den Speicherplatz-Verbrauch bei Ihren Kunden.

Bei der immoCloud handelt es sich um einen Speicherdienst, mit dem Sie Ihren Kunden sämtliche, zu einem Objekt gehörende Dateien (wie beispielsweise Katasterpläne, Grundrisse, Energieausweise, etc.) auf den Immowelt Cloud-Servern zur Verfügung stellen. Pro Objekt können Sie eine immoCloud anlegen und freigeben. Ihren Kunden lassen Sie nach erfolgtem Upload der Daten den personalisierten Link zur jeweiligen immoCloud zukommen und können mit der eingebauten Tracking-Funktion verfolgen, wann welche Dokumente von wem geöffnet bzw. heruntergeladen wurden. 

Inhaltsübersicht

Weitere grundlegende Informationen zur immoCloud finden Sie in unseren FAQ:

Was ist die immoCloud?

Wie funktioniert die immoCloud?

Welche Voraussetzungen müssen für die Nutzung der immoCloud erfüllt sein?

Was ist der Unterschied zwischen der immowelt FileCloud und der immoCloud?

Darüber hinaus finden Sie hier alle Informationen zur immoCloud als Druckversion:

Update-Beschreibung (ausführlich)

Feature-Check (Übersicht und Kurzanleitung)

Die immoCloud-Einstellungen

Prinzipiell sind alle für die Nutzung der immoCloud notwendigen Einstellungen mit der Installation von estateOffice bzw. estatePro ab der Version 6.2 gesetzt. Falls Sie Änderungen an der Konfiguration der immoCloud vornehmen möchten, finden Sie an folgenden Stellen die notwendigen Optionen:

Cloud-Dienste im System

Für die globale Deaktivierung der immoCloud in Ihrem Unternehmen entfernen Sie den Haken bei "immoCloud-Funktionalität" unter System - Cloud-Dienste - immoCloud. Hiermit wird die Anzeige der immoCloud-Optionen deaktiviert. Falls für den erstmaligen immoCloud-Aufruf keine Aktivität erstellt werden soll, so deaktivieren Sie die zweite Option.

Rechte

Um die immoCloud nutzen zu können ist das Funktionsrecht "immoCloud bearbeiten" innerhalb von Objekte und das Datenrecht "Bearbeiten" für das entsprechende Objekt der gewünschten immoCloud erforderlich. Setzen bzw. entfernen Sie diese unter System - Verwaltung - Benutzer bzw. Gruppen für die gewünschten Anwender und Benutzergruppen. Erst die Kombination dieser beiden Rechte ermöglicht die Nutzung und Bearbeitung der immoCloud.

Aktionsart ändern

Falls Sie die Aktionsart für die automatisch generierte Aktivität beim immoCloud-Aufruf (Voreinstellung: "immoCloud geöffnet") ändern möchten, erstellen Sie die gewünschte Aktionsart zunächst unter System - Aktionen - Listen. Anschließend stellen Sie im System unter Aktionen - Allgemein - Aktion bei immoCloud-Aufruf die neu angelegte Aktionsart ein. 

Einstellungen für den Zugriffsimport

Die letzte, die immoCloud betreffende Einstellung finden Sie unter Tools - Import - immoCloud-Zugriffsimport. Entfernen Sie hier als Supervisor den Haken, wenn die erfassten immoCloud-Trackingdaten nicht mehr direkt beim Start von estateOffice in die Software importiert werden sollen. Für alle anderen Benutzer ohne Supervisor-Berechtigung ist diese Funktion standardmäßig deaktiviert und muss gegebenenfalls manuell gesetzt werden.

Hinweis: Beachten Sie, dass die immoCloud Tracking-Daten nur abgerufen werden können, wenn beim entsprechenden Objekt eine Speicherung der Nachweisdaten erfolgt ist.

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Dokumente zur immoCloud hinzufügen und verwalten

Da Sie immer genau eine immoCloud pro Objekt erstellen können, erfolgt das Anlegen immer über den Programmteil Objekte. Öffnen Sie das Objekt, für das Sie Dateien in einer immoCloud zur Verfügung stellen möchten und wechseln Sie auf der Navigationsleiste zum Modul Dokumente.

immoCloud-Bereich

Hier finden Sie im rechten unteren Bereich die immoCloud (2). Sollte die entsprechende immoCloud nicht angezeigt werden, überprüfen Sie, ob die entsprechende Checkbox (1) aktiviert ist. Sollte dies nicht der Fall sein, setzen Sie hier den Haken, um die immoCloud einzublenden. Ist diese Option nicht verfügbar, so überprüfen Sie ob alle notwendigen Einstellungen und Rechte korrekt gesetzt sind (siehe oben).

Ziehen Sie nun bestehende Dateien oder Ordner aus folgenden Quellen einfach per Drag & Drop auf den immoCloud-Bereich, um eine neue immoCloud anzulegen. Hierfür stehen Ihnen folgende Quellen zur Verfügung:

  • Aus der Dokumentenübersicht im oberen Teil des Datenbereichs.
  • Aus dem Dokumentenordner im linken unteren Teil des Datenbereichs
  • Aus dem Dateisystem (Windows-Explorer)

Als Basis der jeweiligen immoCloud wird grundsätzlich ein Ordner mit dem zugehörigen Gebäudenamen im linken Teil des immoCloud-Moduls erstellt (3). Über das Kontextmenü haben Sie die Möglichkeit, diesen Ordner umzubenennen oder zu löschen. In letzterem Fall wird auch die zugehörige immoCloud gelöscht. Außerdem können Sie über das Kontextmenü zusätzliche Unterordner anlegen, umbenennen und löschen sowie weitere Dateien oder Ordner aus den oben genannten Quellen zum rechten Teil (4) der immoCloud hinzufügen.

Hinzufügen von Dateien

Sobald Sie die gewünschten Dateien auf den immoCloud-Dateibereich gezogen haben öffnet sich ein Assistent mit dem Sie die Übertragung der Dateien weiter steuern können. Abhängig von Ursprung und Typ der hinzugefügten Dateien kann das Assistenz-Fenster und die darin zur Verfügung stehenden Optionen variieren.

Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, die hochzuladenden Dateien mit neuen Namen zu versehen, um beispielsweise firmeninterne Bezeichnungen im Dateinamen nicht nach außen gelangen zu lassen.

Übertragung der Dateien

Nachdem Sie die gewünschten Ordner und Dateien im immoCloud-Modul hinterlegt haben, müssen diese noch in die immoCloud übertragen werden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Upload in immoCloud in der Symbolleiste (5). Eine Fortschrittsanzeige spiegelt den Übertragungsvorgang wieder und wird nach erfolgter Übertragung automatisch geschlossen. Falls Sie die Seite vorab anzeigen lassen möchten, öffnen Sie das Kontextmenü auf dem Objektnamen in der immoCloud und klicken Sie dann auf Online-Vorschau. 

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Ihre immoCloud-Dokumente im Angebotsvorgang

Um Ihren Kunden den Zugriff auf die in der immoCloud gespeicherten Dokumente zu ermöglichen müssen Sie, sofern Sie das "Gesicherte Exposé" nicht nutzen möchten, den immoCloud-Link in Ihren Vorlagen einbinden. Hierzu fügen Sie das Feld {Feld:OImmoCloudLink} an passender Stelle in Ihre Vorlage ein. So wird automatisch der zum angebotenen Objekt gehörende immoCloud-Link in Ihr Angebot integriert.

Darüber hinaus wählen Sie im Angebotsvorgang auf der Registerkarte Vorlagen die Option Anschreiben mit immoCloud (1). Im unteren Teil des Datenbereichs finden Sie nun ein zusätzliches Register immoCloud-Infos (2), unter dem die relevanten Daten zur jeweiligen immoCloud zusammengefasst sind (3). Ein Doppelklick auf diese Zeile öffnet eine zusätzliche Haupt-Registerkarte Objekte - Dokumente um im Bedarfsfall eine schnelle Überprüfung der immoCloud zu ermöglichen.

Hinweis: Falls Sie an dieser Stelle Änderungen an der immoCloud vornehmen, beziehen sich diese Änderungen nicht nur auf den aktuellen Angebotsvorgang, sondern alle Kunden, die Zugriff auf die betreffende immoCloud haben sind von dieser Änderung betroffen.

Wie bereits von der FileCloud und den gesicherten Exposés gewohnt lassen sich auch die immoCloud-Zugriffe optional schützen. Aktivieren Sie hierzu die Option Angebotsversand mit Widerrufsbelehrung (4). Ihre Kunden müssen dann erst gemäß Ihren Einstellungen unter System - Online-Contact-Manager die Widerrufsbelehrung und ggf. die AGB Ihres Unternehmens akzeptieren, bevor der Link zum Aufruf der immoCloud eingeblendet wird.

Die immoCloud-Webseite

Über diesen Link öffnen Ihre Kunden die zugehörige immoCloud-Webseite. Im oberen Teil der Seite finden Sie eine Suchfunktion (1), über die Sie die Anzeige der Daten filtern können. Darüber hinaus können Sie hier auch zwischen Kachel- und Listenansicht umschalten (2) und alle angezeigten Dateien und Ordner herunterladen (3).Im Hauptbereich finden Sie unterhalb des immoCloud-Namens (4) die Übersicht sämtlicher Ordner und Dateien der immoCloud (5). Sie können diese Dateien nach Name oder Größe sortieren. Das Firmenlogo (6) wird automatisch mit der im System hinterlegten Bilddatei synchronisiert.

Hinweis: Wird die immoCloud-Webseite über die Vorschau-Funktion geöffnet, so ist der Download der hinterlegten Dateien und Ordner deaktiviert.

Auswertung der Tracking-Daten

Wenn Ihre Kunden Dateien aus der immoCloud öffnen oder herunterladen werden diese Dateizugriffe in der entsprechenden immoCloud gespeichert und können wieder in estateOffice bzw. estatePro importiert werden. Dieser Download der Tracking-Daten kann entweder automatisiert erfolgen (Siehe "immoCloud-Einstellungen") oder über die Schaltfläche Jetzt einlesen in der Symbolleiste gestartet werden.

Anschließend finden Sie sowohl im Programmteil Objekte als auch unter Adressen das Modul immoCloud-Tracking, welches folgende Informationen enthält:

Objekte

Hier finden Sie alle Adressen, die einen Link zum Zugriff auf die zum Objekt gehörende immoCloud erhalten haben. Diese Adressdatensätze enthalten weiterführende Tracking-Informationen wie beispielsweise den Zeitpunkt des ersten und letzten immoCloud-Zugriffs und der Dateizugriffe.

Adressen

Hier finden Sie die Informationen, welche immoClouds für die jeweilige Adressen freigegeben wurden. Auch hier erhalten Sie darüber hinaus weiterführende Informationen wie beispielsweise zum Öffnungsdatum.

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Deaktivieren der immoCloud

In einigen Fällen kann es vorkommen, dass Sie den immoCloud-Zugriff für einzelne Adressen deaktivieren möchten, beispielsweise bei einer beendeten Geschäftsbeziehung. Die hierfür notwendige Funktion finden Sie unter Objekte - Objekt - Dokumente - immoCloud. Öffnen Sie das Kontextmenü auf dem Namen der immoCloud und wählen Sie den Befehl Benutzerübersicht. Das zugehörige Fenster öffnet sich und erlaubt das gezielte Deaktivieren der gewünschten Adressen über Entfernen des entsprechenden Hakens. Das Fenster schließen Sie nach erfolgter Änderung mit OK. Ihre Änderungen werden anschließend automatisch übertragen.

Weitere Informationen zur immoCloud finden Sie auch in folgenden FAQ:

Der immoCloud-Bereich wird nicht angezeigt. Was kann ich tun?

Das immoCloud-Tracking liefert keine Daten. Was kann ich tun?

Sollten Sie darüber hinaus Fragen zur immoCloud haben, erreichen Sie unseren Support unter +49 911 520 25-30.

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