Volle Übersicht dank Objektanfragen-Import

Ihre Kunden wenden sich in der Regel über Kontaktformulare der verschiedenen Internetbörsen per E-Mail an Sie, um nähere Angaben oder direkt ein Angebot zu erhalten.

Diese Objektanfragen können Sie nicht nur direkt in estateOffice bzw. estatePro importieren lassen, sondern verarbeiten sie auch direkt in unserer Software weiter: So erzeugen beispielsweise nicht nur automatisch Adressen und Anforderungen, sondern ersparen sich auch noch den teuren und ineffektiven Ausdruck auf Papier.

Voraussetzungen für den Import

Als Basis für den Import Ihrer Objektanfragen müssen diese im Posteingang von Microsoft Outlook enthalten sein. Das Mailprogramm muss also für den Empfang dieser Nachrichten konfiguriert und aktiv sein.

Weiterhin müssen die Börsen-Einstellungen für den Empfang der Nachrichten konfiguriert sein. Wechseln Sie zunächst zum Systemmodul und wählen Sie den Befehl Internet - Börsen. Selektieren Sie in der Liste Internetbörsen nacheinander jede Börsenkonfiguration und prüfen Sie, ob in den Feldern Anfragen E-Mail und Anfragen-CC bereits die notwendigen E-Mail-Adressen für den Empfang von Objektanfragen eingetragen sind. Ist dies nicht der Fall, holen Sie es jetzt nach. Welche Eingaben in diesen Feldern erforderlich sind, erfahren Sie von der jeweiligen Immobilienbörse. Unter Anfragen E-Mail tragen Sie die von der Börse mitgeteilte E-Mail-Adresse ein. In das Feld Anfragen-CC muss bei Anfragen von "Immowelt.de" die E-Mail-Adresse objektanfragen@immowelt.de eingetragen werden.

Speichern Sie Ihre Einstellungen und schließen Sie das Systemmodul.

Konfiguration des Objektanfragenimports

Öffnen Sie danach im Modul Tools in der Navigationsleiste links unter Import den Objektanfragenimport. Die zugehörige Registerkarte enthält aufgrund der fehlenden Konfiguration noch keine Elemente. Klicken Sie daher in der Symbolleiste auf das Icon Optionen, um das Fenster für weitere Einstellungsmöglichkeiten zum Import der Objektanfragen anzuzeigen.

In diesem Fenster stehen folgende Elemente und Optionen zur Auswahl:  

• Börseneinstellungen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einlesen vor jeder Börse, die nach E-Mail-Anfragen ausgewertet werden soll.
• Letzte Erstellungsoptionen für Aktivität und Aufgabe speichern: Wenn Sie diese Option aktivieren, werden die Einstellungen für Aktivität, Aufgabe, Anforderungen und Kriterien benutzerbezogen gespeichert und beim nächsten Import verwendet.
• Optionen pro Börse speichern: Durch Aktivierung dieser Einstellung werden die Änderungen, die Sie für Aktivitäten, Anforderungen und Aufgaben vorgenommen haben, für alle Anfragen von dieser Börse gespeichert. Ist der Haken nicht gesetzt, werden die vorgenommenen Einstellungen für alle enthaltenen Börsen verwendet.
• Beim Modulstart nach neuen E-Mail-Anfragen suchen: Aktivieren Sie diese Option, damit beim Aufruf der Funktion "Objektanfragenimport" automatisch in den eingestellten Posteingangsordnern nach neuen Objektanfragen gesucht wird.
• Dublettenprüfung beim Einlesen durchführen: Um den mehrfachen Import einzelner Anfragen zu verhindern, können Sie die automatische Filterung identischer Importdaten aktivieren.
• Posteingangsordner: Hier legen Sie einen oder mehrere Posteingangsordner von MS Outlook fest, in denen nach Objektanfragen gesucht werden soll: Klicken Sie auf das grüne Plus-Symbol und wählen Sie im eingeblendeten Dialogfeld die gewünschten aktiven Ordner aus. Um einen gewählten Ordner wieder zu entfernen, selektieren Sie das Element in der Liste Posteingangsordner und klicken auf das rote Kreuz-Symbol. 

Bei jedem Einlesen von Objektanfragen wird die Einspielzeit aktualisiert. Wenn Sie diese Zeitangabe für ein Postfach manuell ändern möchten, führen Sie in der Liste Posteingangsordner einen Rechtsklick auf dem Ordnernamen aus und wählen den Kontextmenübefehl Letzte Einspielzeit manuell setzen. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie die gewünschte Zeit individuell einstellen und das Einlesen von Objektanfragen ab einem bestimmten Zeitpunkt optional erneut ausführen. Falls Sie Fragen zu dieser Funktion haben können Sie jederzeit unseren Support kontaktieren.

Ausführen des Objektanfragenimports

Nachdem Sie alle Voreinstellungen festgelegt und das Fenster Optionen geschlossen haben, können Sie in der Symbolleiste auf Einlesen klicken, um Ihre Posteingangsordner manuell zu prüfen und neue Anfragen zu importieren. Falls vorhanden, werden die neuen E-Mail-Anfragen und die zugehörigen Objektinformationen in der tabellarischen Liste auf dieser Registerkarte angezeigt. Wenn Sie eine Anfrage selektieren, erscheinen die Details unterhalb der Liste in einer Voransicht.

Beim Einlesen von E-Mail-Anfragen wird – falls entsprechend konfiguriert - automatisch eine Duplikatprüfung durchgeführt. Eine doppelt vorhandene Absenderadresse wird angezeigt, falls diese bereits in der Datenbank vorhanden ist.

Im Fenster "Dublettencheck" lässt sich für jedes potenzielle Duplikat festlegen, ob eine weitere Aktivität oder Anforderung zu der bereits vorhandenen Adresse erzeugt oder eine neue Adresse angelegt werden soll. 

Nachdem alle Anfragen eingelesen und die Adressen abgeglichen wurden, stehen sie mit verschiedenen Optionen zur Übernahme bereit.

Wichtig ist hierbei insbesondere die Möglichkeit, aus der Objektanfrage automatisch eine Anforderung erfassen zu lassen. Aktivieren Sie dazu die nebenstehend abgebildete Checkbox. Hierdurch wird bei Übernahme der Daten bei der entsprechenden Adresse automatisch eine Anforderung mit den Daten des betreffenden Objekts hinterlegt. Welche Anforderungs-Daten im einzelnen übernommen werden sollen, können Sie unter System - Adressen - Automatische Anforderungen festlegen.

Um die Adressen schlussendlich einzulesen markieren Sie Einzelne in der Liste der eingelesenen Anfragen, öffnen das Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche Übernehmen und wählen einen der enthaltenen Befehle:

• Daten übernehmen: Die Adresse wird mit den gewählten Optionen gespeichert.
• Daten übernehmen mit Angebot: Die Adresse wird mit den gewählten Optionen gespeichert und die Angebotserstellung für das angefragte Objekt gestartet.
• Daten übernehmen mit Sprung zur Adresse: Die Adresse wird mit den gewählten Optionen gespeichert und im Adressmanager angezeigt.