estateOffice und estatePro mit MS Outlook – Entdecken Sie die Möglichkeiten

Das mit estateOffice / estatePro in der Version 5.0 neu eingeführte Outlook-Add-In (verwendbar ab Outlook-Version 2010) dient dazu, Ihre E-Mails zwischen beiden Programmen synchron zu halten. So nutzen Sie Funktionen, Informationen und Dokumente von Outlook in estateOffice / estatePro und umgekehrt.

Grundlegende Einstellungen & Funktionen

Nach der Installation von estateOffice / estatePro 5.0 und dem Start von MS Outlook finden Sie in Ihrem E-Mail-Client die Registerkarte estateOffice bzw.  estatePro. Hier sind alle Ribbons enthalten, die Sie für die Nutzung des Add-Ins benötigen. Sollte estateOffice / estatePro beim Start von MS Outlook nicht geöffnet gewesen sein, müssen Sie sich zunächst mit Ihren estateOffice-Zugangsdaten einloggen.

Nun legen Sie zunächst die wichtigsten Einstellungen fest, indem Sie auf den entsprechenden Button klicken.
Unter der Registerkarte Automatischer Import finden Sie die wichtigsten Optionen zur Behandlung von ein- und ausgehenden E-Mails. Im Einzelnen sorgen die Optionen für folgende Funktionsweise:

• Automatische Zuordnung beim Start von Outlook: Sobald MS Outlook gestartet wird erfolgt die Zuordnung sämtlicher E-Mails im Posteingang zu den entsprechenden Adressen und Objekten. Dabei wird überprüft, wann der letzte Import stattgefunden hat. Es werden nur die neuen E-Mails ab diesem Datum eingelesen.
• Eingehende E-Mails sofort zuordnen: Ist MS Outlook geöffnet, so werden eingehende E-Mails direkt in estateOffice / estatePro übernommen. Hierzu ist es ausreichend, dass Sie im Add-In von MS Outlook angemeldet sind.
• Eigene E-Mails nicht importieren: E-Mails, die Sie sich selbst schicken, werden nicht in estateOffice / estatePro hinterlegt.
• E-Mails beim Senden automatisch zuordnen: Ihre ausgehende Korrespondenz zu bereits in estateOffice / estatePro hinterlegten E-Mail-Adressen wird automatisch übernommen.
• Objekte automatisch zuordnen: E-Mails werden ohne weiteres Zutun Ihrerseits direkt mit den zugehörigen Objekten in estateOffice / estatePro verknüpft, sofern es sich um eine Antwort auf eine E-Mail handelt, die aus estateOffice / estatePro heraus mit einer Objektverknüpfung versandt wurde.

Setzen Sie bei den gewünschten Optionen die entsprechenden Haken und wählen Sie das Datum, ab dem Ihre E-Mail-Korrespondenz eingelesen werden soll.

Im unteren Teil des Fensters finden Sie darüber hinaus eine Ausschlussliste für Domains und E-Mails. Die hier hinterlegten Adressen werden von estateOffice / estatePro grundsätzlich nicht weiter beachtet. Sie können also beispielsweise Ihre Firmendomain, E-Mail-Adressen von Kollegen oder private Kontaktdaten eintragen, um diese vom Import auszunehmen. Hierdurch realisieren Sie eine effektive Vorab-Filterung der eingehenden E-Mails.

Unter der Registerkarte Allgemein nehmen Sie noch einige grundsätzliche Einstellungen vor. Hierzu gehört die Option, estateOffice / estatePro automatisch nach dem Start von MS Outlook starten zu lassen oder auch die Unterdrückung von Erfolgsmeldungen nach erfolgreichem E-Mail-Import.

E-Mails importieren

Sind die Adressen der in MS Outlook eingehenden E-Mails bereits in estateOffice / estatePro hinterlegt, können Sie den automatischen Import des Add-Ins nutzen. Ansonsten klicken Sie einfach auf die Option Adresse anlegen und füllen Sie die entsprechenden Felder in der Adresserfassungsmaske von estateOffice / estatePro aus. Zukünftig können Sie die eingehenden E-Mails dann bei entsprechend gesetzter Einstellung automatisch importieren lassen oder eine der verschiedenen Zuordnungsfunktionen nutzen. Hier stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Eingang: Bei dieser Hauptoption wird davon ausgegangen, dass zu der E-Mail bereits eine Adresse in estateOffice bzw. estatePro hinterlegt ist. Die Nachricht wird vollautomatisch übernommen und eine zugehörige Aktivität erstellt. Falls die Adresse nicht in estateOffice bzw. estatePro hinterlegt ist, öffnet sich automatisch die Maske Adresssuche, sodass Sie die gewünschte Adresse manuell auswählen können.
• Eingang / manuell: Sie markieren eine E-Mail vor Klick auf diesen Button. Nun öffnet sich die Kurzsuche von estateOffice bzw. estatePro. Suchen Sie die zugehörige Adresse und wählen Sie sie aus. Ein abschließender Klick auf OK speichert die E-Mail bei der Adresse und erzeugt im Bedarfsfall eine neue Aktivität.
• Eingang / aktiv: Bei dieser Aktion wird davon ausgegangen, dass Sie eine Adresse in estateOffice / estatePro geöffnet haben. Ist dies der Fall, wird die E-Mail automatisch der offenen Adresse zugeordnet und eine Aktivität angelegt. Falls keine Adresse geöffnet ist, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung.
• Eingang mit Objekt: Neben der Adress-Zuordnung wird die E-Mail auch bei den behandelten Objekten hinterlegt und eine entsprechende Aktivität erstellt.

Infobereich

Der Informationscontainer enthält zahlreiche Details zu den hinterlegten E-Mail-Adressen, sofern diese bereits in estateOffice / estatePro angelegt wurden. Neben den Adressdaten werden hier beispielsweise auch gespeicherte Aktivitäten, Dokumente und Verbindungen angezeigt.

Sie können das Mailinfo-Fenster grundsätzlich am rechten oder am unteren Rand von MS Outlook andocken. Darüber hinaus lässt es als eigenständiger Infobereich frei auf der Oberfläche von Outlook verschieben und über die zugehörige Add-In-Schaltfläche "estateOffice / estatePro E-Mail einblenden" ein- und ausblenden.

Bei den auf den jeweiligen Registerkarten hinterlegten Einträgen handelt es sich grundsätzlich um Verknüpfungen zu den jeweiligen Einträgen in estateOffice bzw. estatePro oder MS Outlook. Während Sie also per Doppelklick auf die Einträge bei Adressdaten (Klick auf Name), Aktivitäten, Dokumente und Verbindungen die entsprechende Rubrik in estateOffice/estatePro starten. Bei Doppelklick auf ein gespeichertes msg-Dokument wird dieses allerdings mit Outlook geöffnet.

Dokumente zuordnen

Eine weitere hilfreiche Funktion des neuen Add-ins ist die Unterstützung von Drag & Drop für Dateianlagen. Ziehen Sie einfach Ihre E-Mail-Anhänge wie Bilder oder Exposés aus der Outlook-E-Mail in die Liste der zugeordneten Dokumente der Adresse und lassen Sie sie dort los. Die Anhänge werden hier gespeichert und können anschließend wie gewohnt innerhalb von estateOffice / estatePro genutzt werden.
Dieser Mechanismus funktioniert auch in Kombination mit der Verbindungsanzeige innerhalb des neuen Add-Ins. Hat beispielsweise der Eigentümer eine E-Mail mit Anhang geschickt, so können Sie diesen einfach per Drag & Drop auf die Verbindung im MailInfo-Bereich ziehen. Im darauf erscheinenden Abfragefenster wählen Sie in der Regel die Speicherung beim Objekt als Ziel aus. Die so hinterlegten Dateien stehen Ihnen nun auch bei dem entsprechenden Objekt in estateOffice / estatePro zur Verfügung.