Vordefinierte Prozesse importieren

Mit dem neuen Prozessmanager, der in estateOffice und estatePro ab der Version 5.0 enthalten ist, lassen sich verschiedenste Aufgaben automatisch erledigen. Vor allem bei häufig wiederholten Abfolgen immer gleicher Funktionen in estateOffice bzw. estatePro, sind die automatisierten Prozesse eine deutliche Arbeitserleichterung.

Weitere Informationen zur Programmierung der automatisierten Prozesse finden versierte Anwender bei Wikipedia. Bevor Sie selbst Prozesse erstellen, sollten Sie sich unbedingt intensiv mit den zugehörigen Grundlagen auseinandersetzen. Unzureichende Kenntnisse bei der Programmierung können unter Umständen Ihren Datenbestand gefährden. Aus diesem Grund haben wir Ihnen einige Beispiele zusammengestellt, die Sie bedenkenlos benutzen und mit denen Sie typische Abläufe Ihres Tagesgeschäfts automatisieren können.

Sollten Sie noch Fragen zu diesem Thema oder Vorschläge für weitere Prozesse haben, können Sie uns diese jederzeit gerne unter estateFeedback@immowelt.de zukommen lassen.

Download der Beispielprozesse

Die genannten Beispiele finden Sie in folgendem Abschnitt. Laden Sie die enthaltenen Dateien einfach herunter und speichern Sie diese auf Ihrem PC. Die Dateien liegen im XML-Format vor und können damit bequem über den Prozessmanager importiert werden.

Hinweis: Bei einigen Browsern kann es vorkommen, dass der Inhalt der jeweiligen Datei direkt im Browserfenster angezeigt wird. Klicken Sie in diesem Fall mit der rechten Maustaste auf den Link und wählen Sie die Option Ziel speichern unter.

Diese Prozesse können Sie herunterladen

Automatisches Geburtstagsmailing

Funktion:

Dieser Prozess überprüft jeden Tag um die gleiche Zeit, ob eine der vorhandenen Adressen am aktuellen Tag Geburtstag hat. Ist dies der Fall, wird direkt der Versand einer entsprechenden automatisierten Geburtstags-E-Mail durchgeführt.

Hinweis:

Zum Zeitpunkt des Suchlaufs muss ein Benutzer in estateOffice bzw. estatePro angemeldet sein. Darüber hinaus müssen in den E-Mail-Optionen der ForEach-Schleifen (Prozess bearbeiten - ForEach - Doppelklick - E-Mail versenden - Erweitert) gültige Werte für die Werte Von E-Mail-Konto und E-Mail-Vorlage hinterlegt sein. Eine entsprechende Mustervorlage finden Sie unten im Download.

Darüber hinaus können Sie auch den Zeitpunkt, zu dem die Überprüfung der Adressen stattfinden soll, selbst bestimmen. Klicken Sie hierzu in den Eigenschaften der Prozessdefinition auf den Button Zeitplan und legen Sie das gewünschte Intervall und die Uhrzeit fest.

Einstellungen

Download:

Prozess Automatisches Geburtstagsmailing

Vorlagen für Gratulations-E-Mails

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Betreuer-Info bei Namensänderung

Funktion:

Sobald bei der Adresse der Name oder die Anschrift geändert wird, soll automatisch eine E-Mail an den zuständigen Betreuer geschickt werden.

Hinweis:

Sie müssen im Vorfeld eine gültige E-Mail-Adresse unter E-Mail versenden - Erweitert - Von E-Mail-Konto hinterlegen.

Einstellungen

Download:

Prozess Betreuer-Info bei Namensänderung

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Namensänderung als Aktivität speichern

Funktion:

Bei jeder Änderung an einem Namen einer Adresse wird eine Aktivität angelegt und gespeichert.

Hinweis: Überprüfen Sie, ob nach dem Import die Aktion Adressänderung eingestellt ist  (Prozess bearbeiten - Aktivität/Termin/Aufgabe anlegen - Erweitert - Aktion). Falls eine solche Aktionsart nicht im Dropdown-Menü vorhanden ist, können Sie diese nachträglich in den Systemeinstellungen von estateOffice/estatePro unter Aktionen - Liste anlegen.

Einstellungen

Download:

Prozess Namensänderung als Aktivität speichern

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Anforderungs-Betreuer mit Adress-Betreuer ändern

Funktion:

Bei Änderung des Adress-Betreuers kann der Betreuer der Anforderungen entsprechend angepasst werden. Hierzu erscheint eine Abfrage, die der Benutzer bestätigen oder ablehnen kann.

Hinweis:

Setzen Sie diesen Prozess mit Bedacht ein um sicherzustellen, dass keine unter Umständen vorhandenen, anderen Anforderungsbetreuer "überschrieben" werden.

Download:

Prozess Anforderungs-Betreuer mit Adress-Betreuer ändern

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Preisänderung als Aktivität speichern

Funktion:

Die Änderung des Preises eines Objekts löst automatisch die Erzeugung und Speicherung einer Aktivität aus. Dabei wird zwischen Kaufpreisänderung und Mietpreisänderung unterschieden.

Hinweis:

Dieser Prozess liegt jeweils in einer speziellen Variante für estateOffice und estatePro vor. Wählen Sie die für Ihr Produkt zutreffende Version.

Download:

Prozess Preisänderung als Aktivität (estateOffice)

Prozess Preisänderung als Aktivität (estatePro)

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Neue Prozessschritte innerhalb von Prozessen

Funktion:

Über diese neuen Prozessschritte können Sie innerhalb von estatePro gezielt nach Verbindungen, Anforderungen oder Aktivitäten suchen lassen. Als Filteroptionen stehen Betreuer, Objekt und Person zur Verfügung.

In unserem Beispielprozess wird im ersten Schritt eine Aktivitätsauswertung anhand einer bestimmten Aktivitätsaktion innerhalb der letzten 7 Tage gestartet. Aus dieser Auswertung erhalten alle Eigentümer, die als Verbindung in den Objekten in den Aktivitäten hinterlegt sind, eine E-Mail.

Hinweis: 

Download:

Prozess Neue Prozessschritte innerhalb von Prozessen

(Bitte klicken Sie den Hyperlink mit der rechten Maustaste an und wählen Sie dann Ziel speichern unter)

Aufgabe erledigen als Prozess-Auslöser

Funktion:

Dieser Prozess wird gestartet, sobald Sie den Status einer Aufgabe auf "Erledigt" setzen. In der Folge kann automatisch eine vordefinierte E-Mail an einen oder mehrere Empfänger gesendet werden.

Hinweis:

Stellen Sie sicher, dass im Feld An E-Mail unter Sonstiges eine Empfängeradresse hinterlegt ist. Darüber hinaus muss das E-Mail-Konto des Senders hinterlegt sein. Öffnen Sie hierzu über E-Mail versendenErweitert die Konfigurationseinstellungen und tragen Sie bei Von E-Mail-Konto Ihre E-Mail-Adresse ein.

Download:

Prozess Aufgabe erledigen als Prozess-Auslöser

(Bitte klicken Sie den Hyperlink mit der rechten Maustaste an und wählen Sie dann Ziel speichern unter)

Verträge als Prozess-Auslöser

Funktion:

Ebenso wie beim Erledigen einer Aufgabe können auch Verträge als Auslöser für eine Aufgabe dienen. Als auslösende Funktion kann die Erstellung, Änderung oder Löschung eines Vertrags genutzt werden. In unserem Beispielprozess wird bei Neuanlage eines Vertrags automatisch 4 Monate vor Vertragsende eine Aufgabe für den Objektbetreuer angelegt.

Hinweis:

Für die Nutzung dieses Prozesses muss im Vorfeld die Aktionsart der Aufgabe eingetragen werden. Sie finden das zugehörige Feld unter Aktivität/Termin/Aufgabe anlegenErweitert.

Download:

Prozess Aufgabe vor Vertragsende erzeugen

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DSGVO-Prozess 1: Transparenz

Funktion: 

Ihre Kunden bzw. Interessenten haben jederzeit einen Auskunftsanspruch darauf zu erfahren, welche Daten genau über sie gespeichert sind. Der folgende, in zwei Varianten vorliegende Prozess wird daher immer dann ausgelöst, wenn eine Anforderung angelegt oder geändert wurde. Anschließend erscheint eine Abfrage ob eine E-Mail an den Interessenten geöffnet werden soll. Bei Bestätigung dieser Abfrage wird eine E-Mail mit allen gespeicherten Anforderungen des Interessenten geöffnet und kann an diesen verschickt werden.

Hinweis:
Das oben dargestellte Ablaufdiagramm stellt den Prozess bei Anlegen einer Anforderung dar. Soll der Prozess bei Änderung einer Anforderung ausgelöst werden, müssen Sie zwischen Start und Hinweismeldung eine weitere Entscheidung einbauen. Diese enthält die Bedingung "Datensatz <> OriginalDatensatz". 

Außerdem müssen Sie die passende Vorlage für den Versand der E-Mail im Prozess hinterlegen. Wählen Sie unter E-Mail versenden - Erweitert - E-Mail Vorlage die entsprechende E-Mail-Vorlage aus.

Download:

DSGVO-Tranzparenz-Prozess (bei Anlegen einer Anforderung)

DSGVO-Transparenz-Prozess 2 (bei Änderung einer Anforderung)

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DSGVO-Prozess 2: Zweckbindung

Funktion:

Das Prinzip der Datenminimierung im Sinne der europäischen DSGVO setzt voraus, dass nur jene Daten erhoben werden, die tatsächlich relevant und zweckgebunden sind. Es dürfen also nur Kundendaten erfasst und bearbeitet werden, die für den jeweiligen Einsatzzweck unbedingt erforderlich sind. Für die Einhaltung dieser Richtlinie können Sie den folgenden Prozess nutzen: 
Wenn bei einer Adresse ein festgelegtes Feld gefüllt wird und bei diesem Kunden keine Anforderung oder Verbindung hinterlegt ist, wird eine Abfrage eingeblendet. In dieser muss der Adressbearbeiter eine Begründung hinterlegen, warum eine Speicherung dieses Feldes erfolgen darf. Diese Begründung muss mindestens zwanzig Zeichen umfassen, ansonsten wird eine entsprechende Hinweismeldung ausgegeben und die Abfrage erneut aufgerufen, bis die Bedingung erfüllt wurde. Im Anschluss wird eine Aktivität mit diesem Text im Hintergrund erstellt.

Download:

DSGVO-Zweckbindungs.Prozess

(Bitte klicken Sie den Hyperlink mit der rechten Maustaste an und wählen Sie dann Ziel speichern unter)

DSGVO-Prozess 3: Datensparsamkeit

Funktion:

Die Datensparsamkeit und Datenminimierung sind wichtige Prinzipien der europäischen DSGVO. Daher sollten Sie in regelmäßigen Abständen Ihre bestehenden Kundendaten auf eventuell nicht mehr erforderliche Datensätze überprüfen und diese ggf. löschen oder sperren.

Der folgende Prozess unterstützt Sie bei der Einhaltung dieses Prinzips, indem Ihre Adressen gemäß einem Zeitplan zunächst nach Personen durchsucht werden, bei denen der letzte Kontakt mehr als 14 Tage zurückliegt. Anschließend erfolgt innerhalb einer Schleife für jede Person eine Selektion nach folgenden Kriterien:

Bei den so gefundenen Personen wird anschließend jeweils eine Aufgabe erstellt. Außerdem erfolgt der Versand einer E-Mail mit einer Liste aller betroffenen Personen an eine bestimmte E-Mail-Adresse bzw. einen entsprechenden Verteiler, beispielsweise die Adressbetreuer oder Filialsupervisor. Diese können dann über das weitere Vorgehen bezüglich dieser Datensätze (beispielsweise Löschung) entscheiden.

Hinweis:
Bevor Sie den Prozess nutzen, müssen Sie zunächst den Zeitplan unter Prozessdefinition - Eigenschaften konfigurieren. Außerdem legen Sie im Prozessdesigner unter E-Mail versenden - An E-Mail fest, an welche E-Mail-Adresse(n) die durch den Prozess generierte Liste versandt werden soll.

Download:

DSGVO-Prozess Selektion Datenvermeidung und Sparsamkeit

(Bitte klicken Sie den Hyperlink mit der rechten Maustaste an und wählen Sie dann Ziel speichern unter)

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Import der Beispielprozesse

Alle zum Prozessmanager gehörenden Optionen befinden sich im Programmmodul System. Dort hält die Aktionsleiste im unteren Teil den neuen Eintrag Prozesse mit den Unteroptionen Allgemein, Prozessdefinitionen und Prozessmonitor bereit. Wechseln Sie auf den Eintrag Prozessdefinitionen und klicken Sie anschließend im Menü auf Datei - Importieren. Im sich nun öffnenden Fenster Daten importieren betätigen Sie die Schaltfläche Datei öffnen, wählen die eben heruntergeladene Datei und klicken auf Öffnen. Der heruntergeladene Prozess erscheint nun in Ihrer Prozessliste. Zum Teil müssen diese Prozesse noch weiter angepasst werden. Näheres hierzu finden Sie in unserer Update-Beschreibung. Beachten Sie, dass die Prozesse in jedem Fall aktiviert werden müssen (ersichtlich an einem grünen Haken bei Aktiv in der Prozessliste). Auch diesen Status setzen Sie über Prozess bearbeiten der jeweiligen Prozess-Eigenschaften.

 

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