Vorlagen mit Anhängen erstellen

Als Immobilienprofi verschicken Sie häufig E-Mails mit Anlagen wie AGB´s oder Prospektmaterial. Unser Praxistipp zeigt Ihnen, wie Sie diese Dateien in Ihre Vorlagen integrieren können.

Vorbereitung mit MS Outlook

Öffnen Sie zunächst Microsoft Outlook und klicken Sie auf Neue E-Mail-Nachricht. Anschließend hängen Sie über Datei anfügen die gewünschten Dokumente, beispielsweise die Allgemeinen Geschäftsbedingungen Ihres Unternehmens, an die Nachricht an. Zum Abschluss der grundlegenden Arbeit  mit Outlook füllen Sie noch die Betreffzeile aus und speichern die Nachricht als .msg-Datei mit aussagekräftigem Namen (beispielsweise „Allgemeine E-Mail-Vorlage mit Anhang.msg“)  auf Ihrem PC. Klicken Sie hierzu auf Datei– Speichern unterund wählen Sie ein lokales Laufwerk aus. Schließen Sie danach das E-Mail-Fenster und bestätigen Sie die Nachfrage nach Speicherung mit „Ja“.

Import der Vorlage

Der zweite Schritt zur Erstellung der neuen Vorlage erfolgt mit estateOffice bzw. estatePro. Importieren Sie die eben erstellte .msg-Datei im Vorlagen-Manager in die gewünschte Vorlagen-Liste (beispielsweise Anschreiben E-Mail) und ordnen Sie im darauf folgenden Fenster Eigenschaften der Vorlage Gruppe und Beschreibung zu. Der Name der Vorlage wird automatisch aus dem Namen der gespeicherten Outlook-Datei übernommen, kann aber natürlich auch im Nachhinein noch geändert werden.

Weitere Bearbeitung

Öffnen Sie nun im Vorlagen-Manager die soeben erstellte, neue Vorlage mittels Doppelklick. Sie können diese nun wie gewohnt bearbeiten, also Text erstellen und Seriendruckfelder einfügen. Prüfen Sie am Ende unbedingt die Vorlage mit dem entsprechenden Button im Felder hinzufügen-Fenster.

Weitere Dateianlagen hinzufügen

Haben Sie die Vorlage in estateOffice / estatePro importiert, können Sie im Nachhinein keine zusätzlichen Dateien mehr anhängen. Für diesen Fall kopieren Sie den Inhalt der Vorlage, indem Sie erst die Tastenkombination Strg + A und anschließend Strg + C benutzen. Anschließend beginnen Sie wieder am Anfang. Sie öffnen also eine neue E-Mail in Outlook und fügen den kopierten Text über Strg +V dort ein. Anschließend hängen Sie die gewünschten Dokumente an, speichern und fahren wie oben beschrieben fort. Die alte Vorlage in estateOffice / estatePro sollten Sie vor dem erneuten Import löschen oder umbenennen.