Mehr Übersicht dank angepasster Listen

Bei Ihrer täglichen Arbeit sind Sie oft mit ständig wiederkehrenden Aufgaben konfrontiert: Sie erstellen beispielsweise Angebote, besichtigen Objekte oder kontaktieren Ihre Kunden per Telefon oder E-Mail. Bei großen Kunden- und Objektdatenbanken kann man leicht den Überblick verlieren, welche Aufgaben gerade jetzt besonders dringend sind, oder welcher Mitarbeiter gerade mit welchem Auftrag betraut ist. Dank der Möglichkeiten, die Ihnen die Listen in der Aufgabenverwaltung im Planer von estateOffice und estatePro bieten, haben Sie aber jederzeit im Blick, was für Sie gerade relevant ist.

Wir zeigen Ihnen in unserem heutigen Praxistipp, wie Sie die Übersicht konfigurieren und verwalten, um effektiv damit zu arbeiten. Natürlich können Sie diese Hinweise auch auf andere Einsatzgebiete in estateOffice und estatePro, wie beispielsweise auf Adress- oder Objektlisten übertragen.

Listen in der Praxis

Ihr Fenster zu den Listen der Aufgaben verwalten finden Sie direkt nach dem Start von estateOffice oder estatePro auf dem Homescreen in Form des Kalender-Widgets. Die zugehörige Liste öffnen Sie direkt über die zugehörige Verlinkung.

Hinweis: Die in diesem Praxistipp gezeigte Darstellung von Listen ist nur für den jeweiligen Benutzer gültig. Wenn Sie an Ihren Einstellungen Änderungen vornehmen und diese an andere Benutzer übertragen möchten, müssen Sie die vorgenommene Konfiguration in Ihrem Programm exportieren und bei den jeweiligen Anwendern wieder importieren.

Listen individuell gestalten

Die Aktionen und zugehörigen Farben der Liste lassen sich selbstverständlich konfigurieren. Sie finden die zugehörigen Optionen über die Kachel System und dort unter Aktionen - Listen. Beachten Sie, dass Ihr Benutzerkonto für die Systemeinstellungen mit entsprechenden Rechten ausgestattet sein muss.

Mit der Listendefinition arbeiten

Welche Informationen in der Liste dargestellt werden, können Sie selbst bestimmen. Öffnen Sie das Kontextmenü mit einem Rechtsklick im Datenbereich und wählen Sie die Option Liste definieren. Das Fenster Listendefinition öffnet sich. Setzen Sie nun die Haken bei den Informationen, die Sie auf der Übersichtsseite der Listen einblenden lassen wollen. Entfernen Sie den Haken bei Gruppieren in der unteren linken Ecke des Fensters, so heben Sie die Gruppierung auf. 

Der Sonderfall Vorschaubereich
Ein besonderes Ansichten-Feature ist nicht über das Fenster Listendefinition, sondern über den Eintrag Ansicht in der Menüleiste verfügbar: Hier finden Sie die Option Vorschaubereich anzeigen, die dafür sorgt, dass direkt unterhalb einer Aufgabe eine zusätzliche Zeile mit der Beschreibung der Aufgabe angezeigt wird.

Die Liste anpassen

Wenn Sie über die Listendefinition alle angezeigten Kategorien Ihrer Übersicht festgelegt haben, sollten Sie diese noch so sortieren, wie es Ihrer Arbeitsweise am besten entspricht. Hierzu ziehen Sie die Spaltenüberschriften einfach per Drag & Drop an die gewünschte Position und lassen Sie dort los. Ihre Einstellungen werden automatisch vom Programm übernommen.

Listen gruppieren

Je nachdem, wie Sie Ihre Aufgaben bearbeiten, sollte Sie eine entsprechende Gruppierung der Liste vornehmen. In der Folge öffnen Sie dann die jeweilige Gruppe über das Plus-Symbol und können alle dort aufgeführten Aufgaben auf einen Schlag bearbeiten. Die wichtigsten Befehle hierzu finden Sie wie gewohnt im Kontextmenü. 

Natürlich sind aber auch andere Gruppierungen, beispielsweise nach Priorität oder Fälligkeitsdatum möglich. Probieren Sie einfach aus, wie estateOffice oder estatePro Sie am besten bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützen können.