Archivierung von Dokumenten

Im Laufe der Zeit sammeln sich sehr viele Dokumente in einem Verzeichnis an, dadurch kann der Zugriff auf bestehende Dateien oder die Neuerstellung unter Umständen sehr lange dauern.

Abhilfe können Sie schaffen, indem ältere Schriftstücke über Makler 2000 in ein Unterverzeichnis verschoben werden.

So geht's: Um zum Beispiel alle Korrespondenzen aus den Jahren 2002 und früher zu archivieren gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie in der Übersicht von Makler 2000 den Programmteil System.
2. Klicken Sie dort auf "Texte".
3. Es öffnet sich ein Fenster "Verwaltung von Texten/Dokumenten".
4. Wählen Sie hier den Dokumenttyp "Dokumente - Korrespondenz" aus.
5. Durch Klick auf "Selektieren" öffnet sich ein Fenster "Selektionskriterien Korrespondenz".
6. Dort können Sie ein Datum (z. B. 01.01.2003) eingeben.
7. Nach Klick auf "Start" werden alle Dokumente, die vor diesem Datum geändert wurden, aufgelistet.
8. Diese können nun entweder einzeln oder gesammelt mit Hilfe des Buttons "Markieren" markiert werden.
9. Über den Button "Bearbeiten" wählen Sie die Option "Dokumente in anderes Verzeichnis verschieben".
10. Es öffnet sich ein Fenster, in das Sie den Namen für das Unterverzeichnis, in das die Dokumente verschoben werden sollen, eintragen können (z. B. Archiv 2002).
11. Nach Klick auf "Start" wird das Verzeichnis bei Bedarf neu erzeugt und anschließend die vorher markierten Dokumente in dieses neue Unterverzeichnis verschoben.

Über die gleiche Funktion können zum Beispiel alle Exposés von vermittelten Objekten archiviert werden.