Zuordnen von eingehender Korrespondenz bei einer Adresse

In Makler 2000 können Sie beim Kunden nicht nur die ausgehende Korrespondenz speichern, sondern auch eingehende Korrespondenz hinterlegen und anschließend direkt über Makler 2000 aufrufen. So sparen Sie sich in Zukunft das Suchen nach diesen Dokumenten in Ihrem Ablagesystem.

Um eine Korrespondenz bei einer Adresse zu hinterlegen gehen Sie wie folgt vor:

 

• Scannen Sie das Schriftstück ein und speichern Sie die Datei auf Ihrer Festplatte.



• Öffnen Sie die Adressmaske in Makler 2000.



• Im Adress-Kontextmenü (Klick mit der rechten Maustaste auf die Adress-Maske) wählen Sie den Punkt „zugeordnete Dokumente“.



• Nach Klick auf „Neu“ öffnet sich ein Explorer-Fenster. Hier können Sie die zuvor gespeicherte Datei auswählen.



• Anschließend können Sie aus der Liste der Dokumentarten eine Kategorie auswählen sowie eine Anmerkung eingeben. Die Dokumentarten können über „Stammdaten“ - „Allgemein“ - „Dokumente“ ergänzt werden (z. B. „Verträge“).



• Zusätzlich kann über das Setzen des Häkchens bei „Aktivität“ eine Aktivität erstellt werden (z. B. „Korrespondenz - unterschriebener Mietvertrag zurück“). Diese wird mit dem Dokument verknüpft.




 

Die zugeordnete Datei wird über diesen Weg als Kopie im Datenordner von Makler 2000 abgespeichert. Über das Kontextmenü der Aktivität (Klick mit der rechten Maustaste auf die markierte Aktivität) kann das Dokument jederzeit wieder aufgerufen werden.